Wo ist nur die Zeit geblieben?

Zeit ist das kostbarste Gut

Allerdings handeln die meisten berufstätigen Menschen so, als wenn genug Zeit da wäre. Sie vergessen immer wieder, das jede vergeudete Miute unwiederbringlich verloren ist. Erst wenn es zu spät ist, wird uns bewusst, wie leichtfertig wir unsere wertvolle Zeit verschwendet haben.

Sie können aktiv dagegen steuern

Wenn Sie wirklich wollen! Geben Sie der Zeit den Stellenwert in Ihrem Leben, der ihr zusteht. Zeit ist Priorität A! Analysieren Sie Ihr Zeitverhalten. Stellen Sie fest, wo und warum Sie wertvolle Zeit vergeuden.

An diesen 12 Punkten erkennen Sie, dass Ihr Zeitmanagement falsch ist:

  1. Ich habe zu viele offene, nicht abgeschlossene Vorgänge (offene Baustellen).
  2. Ich will immer alles auf einmal erledigen. Das stresst mich.
  3. Ich neige zur Hast und Ungeduld in der Tagesarbeit. Oft fühle ich mich gehetzt.
  4. Mein Schreibtisch ist voller Papier und anderer Gegenstände. Ich habe keine Zeit zum Aufräumen.
  5. Ich nehme mir selten Zeit, meinen Tag schriftlich zu planen. Am Abend frage ich mich, wo nur meine Zeit geblieben ist.
  6. Zuerst erledige ich alle einfachen Vorgänge, danach die wichtigen. Dabei komme ich bei der Erledigung der wichtigen Aufgaben unter Zeitdruck.
  7. Ich unterscheide nicht immer, ob ein Vorgang nur dringlich oder auch wichtig ist. Ich bin immer erleichtert, wenn etwas erledigt ist.
  8. Ich habe den Drang, alles unter Kontrolle haben zu müssen. Delegieren fällt mir schwer.
  9. Mein Ablagesystem ist nicht optimal. Ich verliere zu viel Zeit, Vorgänge zu suchen.
  10. Ich werde in meiner Arbeit immer wieder gestört. Dauernd will einer was von mir.
  11. Ich bin immer mobil erreichbar, weil ich Angst habe, dass mir etwas entgeht.
  12. Ich nehme mir kaum Zeit um etwas zu dokumentieren, weil ich mich auf mein Gedächtnis verlasse.

Klauen Sie sich selbst die Zeit?

Registrieren Sie die Störungen, die von Ihnen selbst verursacht wurden

Das sind die 4 Unterbrechungen, mit denen Sie sich selbst die Zeit klauen

  1. Haben Sie Ihre Arbeit unterbrochen, weil Ihnen plötzlich etwas eingefallen ist, dass Sie jetzt unbedingt aufgreifen mussten?
  2. Haben Sie Ihre Arbeit unterbrochen, weil Sie ein Schwätzchen halten wollten?
  3. Haben Sie Ihre Arbeit unterbrochen, weil nur schnell mal Im Facebook nachschauen wollten?
  4. Haben Sie Ihre Arbeit unterbrochen, weil Sie unmotiviert waren, keine Lust gehabt haben?

Welche Unterbrechungen waren notwendig?

Was können Sie verändern, um die nicht notwendigen Unterbrechungen in der Zukunft zu vermeiden?

Packen Sie es an!

Multitasking ist Unsinn

Wir sind keine Maschine

Die Effizienz beim gleichzeitigen Erledigen unterschiedlicher Aufgaben sinkt gravierend im Vergleich zur seriellen Bearbeitung. Das beweisen mittlerweile viele wissenschaftliche Studien. Das Resultat von Multitasking sind Fehler, Unaufmerksamkeit und Stress. Das erklärt, warum die Nutzung des Handys beim Autofahren so gefährlich ist.

Erfolgreiche Menschen konzentrieren sich auf das, was zu erledigen ist. Sie erledigen immer nur eine Aufgabe und verzetteln sich nicht, indem sie abschweifen oder Ablenkungen zulassen.

Wenn unser PC mehrere Dinge gleichzeitig tun kann, ist das kein Argument dafür, dass wir multitaskingfähig sein müssen.

Wir sind keine Maschine. Fest steht, dass wir keine schwierige und komplexe Aufgabe erledigen können, wenn wir Ablenkungen zulassen (Musik, E-Mails, Anrufe, Fernsehen, Gespräche, Störungen).

Zeitmanagement: 14 Thesen

Die wichtigsten 14 Punkte des Zeitmanagements

  1. Sie können keine Zeit sparen, Sie können sich aber Zeit nehmen. Das alles hängt von der Qualität und Alltagstauglichkeit Ihres Selbstmanagements ab.
  2. Das bedeutet, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Aufwandes erreicht werden.
  3. Perfekt sein zu wollen ist ein vergeblicher Kampf gegen einen übermächtigen Gegner. Stress und Burnout kann das Resultat sein.
  4. Ohne eine klare Zielsetzung funktioniert kein Zeitmanagement.
  5. Studien beweisen, dass die Menschen, die ihre Ziele schriftlich formuliert haben, eine fast 30% höherer Wahrscheinlichkeit haben, diese Ziele zu erreichen, als die, die ihre Ziele nur gedanklich festgehalten haben.
  6. Die 72 Stundenregel bedeutet: Wenn wir uns ein Ziel setzen, müssen wir den ersten Schritt zur Zielerreichung innerhalb der nächsten 72 Stunden beginnen. Sonst wird es nichts.
  7. Von der Arbeitsmenge her, repräsentieren A-Aufgaben maximal 20%. Sie sind aber zu 80% entscheidend für Ihre Zielerreichung (Pareto-Prinzip).
  8. Wenn es nicht anders geht, bleiben C- Aufgaben auch einmal unerledigt.
  9. „Wo ist nur meine Zeit geblieben?“ Diese Frage am Ende eines Arbeitstages sollten Sie beantworten können.
  10. Eine Zeitverlustanalyse deckt Ihrer aktuellen Schwächen in Ihrer Arbeitsweise auf. Sie erkennen sehr schnell, welche Dinge Sie ändern müssen, um Zeitverluste zu minimieren.
  11. Prüfen und testen Sie neue Arbeitstechniken.
  12. Die Erledigung der wichtigsten 3 Zeitdiebe bringt Ihnen schon einen spürbaren Zeitgewinn.
  13. Setzen Sie sich für jede Aufgabe Zeitlimits
  14. Gehirnforscher behaupten außerdem, dass das Schreiben mit der Hand die Kreativität und die Gehirnleistung stärker fördert als das Handling mit dem PC oder Tablet.

Mit Selbstmanagement Belastung und Zeitdruck eliminieren

Der Wahn von der Unverzichtbarkeit

Der überbeschäftigte und unverzichtbare Manager, der im Urlaub am Strand von Teneriffa immer sein Handy dabei hat und auf jeden Anruf wie ein Eichelhäher reagiert, ist nicht professionell. Er passt nach den heutigen Maßstäben nicht mehr in die Zeit. Er ist weder in der Arbeit, noch im Urlaub. Er ist ein Gehetzter von äußeren Einflüssen und Ereignissen. Er bestimmt nicht, er wird bestimmt!

Durchdachtes Selbstmanagement

Selbst in einem Beruf mit starker Belastung und Zeitdruck, können wir mit einem durchdachten Selbstmanagement im Privatleben entspannter werden. Wir lernen mit der Zeit, dass es den richtigen Zeitpunkt für die Erledigung bestimmter Aufgaben gibt. Wir werden besser schlafen oder weniger häusliche Konflikte produzieren.

Selbstmanagement: Selbststeuerung statt Fremdsteuerung

Warum ist Selbststeuerung so entscheidend?

„Suche nicht andere, sondern dich selbst zu übertreffen.“ Cicero

Selbststeuerung oder Fremdsteuerung

Es ist ganz einfach: Entweder Sie steuern und managen sich, oder andere Menschen und Ereignisse werden Sie steuern. Was ist Ihnen lieber? Ganz sich nicht die zweite Variante. Selbstmanagement ist als die Kompetenz zu verstehen, unsere persönliche und berufliche Entwicklung aus eigener Kraft zu gestalten. Und das weitgehendst unabhängig von äußeren Einflüssen, die täglich auf uns einwirken.

Gutes Selbstmanagement zeigt sich daran, wie wir in der Lage sind,

  • uns sinnvolle Ziele zu setzen und
  • welche Strategien zur Zielerreichung wir dafür aus eigener Kraft entwickeln.

Zum guten Selbstmanagement gehört auch ein gutes Zeitmanagement

  • Sie lernen wichtige Dinge von wenigen wichtigen schneller zu unterscheiden.
  • Sie werden wichtige Aufgaben von den nur dringlichen besser unterscheiden können.
  • Sie sind in der Lage, den zu bewältigenden Herausforderungen und Aufgaben die richtigen Prioritäten zuzuordnen. Damit entlasten Sie sich vor ungesundem Stress und bündeln Ihre Kräfte für die Erledigung der wirklich wichtigen Aufgaben.

Literaturtipps

Selbstmanagement: So wichtig ist das

Warum ist Selbstmanagement so entscheidend

„Suche nicht andere, sondern dich selbst zu übertreffen.“ Cicero

Selbststeuerung oder Fremdsteuerung

Es ist ganz einfach: Entweder Sie steuern und managen sich, oder andere Menschen und Ereignisse werden Sie steuern. Was ist Ihnen lieber? Ganz sicher nicht die zweite Variante. Selbstmanagement ist als die Kompetenz zu verstehen, unsere persönliche und berufliche Entwicklung aus eigener Kraft zu gestalten. Und das weitgehendst unabhängig von äußeren Einflüssen, die täglich auf uns einwirken.

Gutes Selbstmanagement zeigt sich daran, wie wir in der Lage sind, uns sinnvolle Ziele zu setzen und welche Strategien zur Zielerreichung wir dafür aus eigener Kraft entwickeln.

Zum guten Selbstmanagement gehört auch ein gutes Zeitmanagement. Sie lernen wichtige Dinge von wenigen wichtigen schneller zu unterscheiden. Sie sind in der Lage, den zu bewältigenden Herausforderungen und Aufgaben die richtigen Prioritäten zuzuordnen.

Literaturtipps

Gelungenes Zeitmanagement, Tipps 17 + 18

Zeitmanagement, Tipps 17 + 18

17. Setzen Sie sich für jede Aufgabe Zeitlimits

Sie werden ganz schnell feststellen, dass allein dadurch die Aufgabe zügiger erledigt wird. Ein Telefonat mit einem Kunden muss nicht endlos lange dahinwabern. Auch in kurzer, kompakter Form können Sie kundenorientiert und höflich mit dem Kunden kommunizieren. Ein Kundenbesuch muss von seiner Dauer her nicht den Ereignissen überlassen werden. Wenn Sie sich ein realistisches Zeitlimit setzen, dann agieren Sie unbewusst zielorientierter.

18. Kombinieren Sie elektronische und analoge Arbeitssmittel

Elektronische Medien (Smartphones,Tablets) stellen für einige Zeitgenossen die einzigen Werkzeuge dar. Es ist aber nicht unbedingt sinnvoll, nur damit zu arbeiten und auf Papier und Stift gänzlich zu verzichten. Denn in der Flexibilität sind Papier und Stift unübertroffen. Gehirnforscher behaupten, dass das Schreiben mit der Hand die Kreativität fördert und die Gehirnleistung stärker verbessert als das Bedienen des Tablets.

18 Tipps für ein gelungenes Zeitmanagement, 14 – 16

Zeitmanagement: Tipps 14 – 16

14.Reservieren Sie Zeit für Pausen und Regeneration.

Die Zeiten zum Entspannen und Regenerieren sollten auch geplant werden. Nur so werden Sie sie einhalten. Pausen bringen Ihnen wieder Kraft und die notwendige Konzentration. Wenn Sie wie ein Getriebener Nonstop arbeiten, dann produzieren Sie Fehler, ohne das Sie es merken.Reservieren Sie Zeit für Planung, Vorbereitung, Weiterbildung.

15. Planen Sie Ihren Tag am Vorabend.

Dann sind Sie auf den nächsten Tag gut eingestellt. Planung kostet zunächst einmal Zeit, dafür aber sparen aber das doppelte oder mehr wieder ein, weil Sie strukturierter agieren. Der Zeitraum für Weiterbildung muss festgelegt werden,sonst wird es nie etwas. Am leichtesten funktioniert das, wenn Sie Ihre Weiterbildungsaktivitäten in kleinen Portionen aufteilen und täglich daran arbeiten. Zum Beispiel können Sie täglich zu festen Zeiten an der Verbesserung einer Fremdsprache arbeiten. Wenn es nur 15 Minuten sind, ist es dennoch effektiv, weil Sie es permanent machen.

16. Suchen Sie immer nach Alternativen: Wie ist diese Arbeit besser, schneller, einfacher zu erledigen.

Seien Sie offen für neue Ideen, prüfen und testen Sie neue Arbeitstechniken. Überlegen Sie, ob mache Tätigkeiten auch in einer weniger aufwändigen Form erledigt werden können. Überprüfen Sie Ihre Arbeitsgewohnheiten des Berufsalltags mal aus der Sicht eines externen Unternehmensberaters. Was würde er Ihnen vorschlagen?

18 Tipps für ein gelungenes Zeitmanagement, 11 – 13

Zeitmanagement, Tipps 11 – 13

11. Setzen Sie sich Termine und Limits für die Erledigung Ihrer Aufgaben.

Erfolgreiche Geschäftsleute wissen, dass Verfehlen von Limits und Nichteinhaltung von Terminen das klassische Misserfolgstraining ist. Aus reiner Selbstachtung ist es sinnvoll, selbstgesetzte Termine auch konsequent einzuhalten. Definieren Sie für eine Aufgabe ein Zeitlimit und bestimmen Sie, wann sie erledigt ist. Wenn Sie voll dahinterstehen, dann halten Sie das auch ein.

12. Prüfen und entscheiden Sie, welche Aufgaben Sie nicht erledigen werden / brauchen.

Sind Sie Führungskraft geworden, um alles besser zu wissen und alles selber zu machen? Recherchieren Sie mal: Was kann ein anderer besser, schneller, leichter machen?

13. Reservieren Sie ungestörte Zeiträume für wichtige Arbeiten.

Ablenkungen und Störungen verursachen Fehler und Zeitverluste. Wenn Sie eine wichtige Ausarbeitung machen wollen und berechnen die dafür notwendige Zeit auf 60 Minuten, dann brauchen Sie bei Störungen und Unterbrechungen 180 Minuten. Nach jeder Störung oder Unterbrechung müssen Sie sich wieder in das Thema hineindenken. Sie produzieren also permanent neue Rüstzeiten.