Zeitmanagement: Prioritäten setzen

So funktioniert die A B C – Analyse zum Setzen von Prioritäten

A – Aufgaben

Die wichtigsten Aufgaben mit dem höchsten Wert für Ihre Zielerreichung. Selbst wenn Sie nichts anderes mehr erledigen konnten, haben Sie dennoch an dem Wichtigsten gearbeitet. A – Aufgaben sind wichtig und dringlich und müssen von Ihnen selbst und sofort erledigt werden.

B – Aufgaben

Wichtige Aufgaben mit hohem Wert für die Zielerreichung. B – Aufgaben sind wichtig, aber oft nicht so dringlich. Als Manager bieten sich einige B – Aufgaben zur Delegation an.

C – Aufgaben

Weniger wichtige bis unwichtige Aufgaben. C – Aufgaben sind oft dringlich und verleiten dazu, sie vor A oder B zu erledigen. Damit tappen Sie in die Dringlichkeitsfalle, weil Sie Dinge vorziehen, die Ihnen wenig bringen, aber wertvolle Zeit kosten. C –Aufgaben werden erst dann erledigt, wenn alle A und B abgearbeitet sind!

Hilfe, die Zeit läuft mir weg!

Daran erkennen Sie als Manager, dass Ihr Zeitmanagement falsch ist:

Hans Fischer Seminare
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  1. Ich habe zu viele offene, nicht abgeschlossene Vorgänge (offene Baustellen).
  2. Ich will immer alles auf einmal erledigen.
  3. Ich neige zur Hast und Ungeduld in der Tagesarbeit.
  4. Mein Schreibtisch ist voller Papier und anderer Gegenstände.
  5. Ich nehme mir selten Zeit, meinen Tag schriftlich zu planen.
  6. Zuerst erledige ich alle einfachen Vorgänge, danach die wichtigen.
  7. Ich unterscheide nicht immer, ob ein Vorgang nur dringlich oder wichtig ist.
  8. Ich habe den Drang, alles unter Kontrolle haben zu müssen.
  9. Mein Ablagesystem ist nicht optimal.
  10. Ich werde in meiner Arbeit immer wieder gestört.
  11. Ich bin immer per Handy erreichbar, weil ich Angst habe, dass mir etwas entgeht.
  12. Ich nehme mir kaum Zeit um etwas zu dokumentieren, weil ich mich auf mein Gedächtnis verlasse.

So schaffen Sie als Verkaufsleiter Ihr Arbeitspensum

Auf das Wesentliche konzentrieren

Ihre Verkäufer erwarten von Ihnen, dass Sie in entscheidenden Situationen Zeit für sie haben. Aber jeden Tag stürmen Hunderte von Reizen, wichtigen und weniger wichtigen Aufgaben auf den Verkaufsleiter ein. Da ist es eine große Herausforderung an die Eigenorganisation, effektiv und zielorientiert zu agieren. Gerade im Management sind Sie der Gefahr der Verzettelung Ihrer Kräfte permanent ausgeliefert. flugzeugcockpit

Egal, was passiert: Sie verschwenden keinen Ärger und keine Aktivität an Nebensächlichkeiten, denn das kostet Zeit und frisst Ihre Energie auf, die Sie zur Bewältigung der wirklich wichtigen Aufgaben dringendst brauchen . Sie konzentrieren sich auf das Wesentliche – auf die Realisierung Ihrer Ziele. Der gute Verkaufsleiter in kleinen und mittelständischen Unternehmen muss effektiv arbeiten, denn er muss viele unterschiedliche Aufgaben selbst erledigen.

Effektivität bedeutet, erstrangige Dinge (A-Prioritäten) zuerst erledigen, auch wenn sie in einigen fällen keinen Spaß machen. Und es bedeutet auch, immer nur eine Sache auf einmal machen!

Es kommt weniger darauf an, die Dinge richtig zu tun, als die richtigen Dinge zu tun!“ Peter Drucker

Arbeiten Sie systematisch und planerisch

Plan your work and work your plan! Lassen Sie sich nicht zu sehr von Ereignissen steuern, sondern planen Sie Ihren Arbeitstag sehr genau. Ihre Ziele bestimmen dabei Ihre Planung. Wenn Sie keine konkreten Ziele haben, funktioniert auch keine Planung.

Planen Sie Ihren Arbeitstag am Abend des Vortages. Wenn Sie morgens aufstehen, wissen Sie genau, wie Ihr Tag heute aussehen wird.

Werden Sie kein Hamster auf dem Laufrad

Wenn Sie nach dem Motto arbeiten: „Mal sehen, was der Tag heute bringt“ , werden Sie von den Ereignissen überrollt. Der Tag wird vorbei sein und Sie haben nichts erreicht, obwohl Sie stark beschäftigt waren und Stress hatten. Der gute Planer plant auch genügend Zeit für Unerwartetes und Spontanes ein. Nur so wird eine Planung realistisch, denn es wird morgen immer etwas passieren, was Sie heute noch nicht absehen können. Verplanen Sie darum maximal nur 60% Ihrer Zeit. Der Rest ist offen für Unerwartetes und Spontanes.

Schaffen Sie sich einen angemessenen Zeitrahmen für das Coachen Ihrer Mitarbeiter, denn das gehört zu Ihren wirkungsvollsten Führungsinstrumenten.

Beherrschen Sie die Regeln des Zeitmanagements, denn Zeit zu haben ist Ihr Wettbewerbsvorteil. Leute, die permanent über Zeitnot klagen, haben oft eine schlechte Eigenorganisation und keine Ahnung vom Zeitmanagement.

Zeit haben Sie immer nur dann, wenn Sie sich die Zeit nehmen!

Treiben Sie regelmäßig Sport in der Woche? „Ach du lieber Gott, wann soll ich das nur machen!“ Diese Argumentation ist häufig. Erst wenn der Arzt sagt, dass Sie miserable Blutwerte und ein katastrophales EKG haben und Sie bald den Friedhof beehren, wenn Sie nicht ab sofort jeden Tag 30 Minuten lockeres Ausdauertraining machen, werden Sie aktiv. Sie stehen vor der Wahl: Friedhof oder Fitness? Plötzlich haben Sie die 30 Minuten Zeit.

Die wichtigste Regel des Zeitmanagements ist die Unterscheidung von Dringlichkeit und Wichtigkeit. Nicht alles was dringlich erscheint ist auch wichtig! Arbeiten Sie stets an den wichtigsten Dingen! Setzen Sie Prioritäten: A-Aufgaben werden sofort erledigt, B-Aufgaben werden danach erledigt, C-Aufgaben werden danach erledigt oder delegiert. Sie bestimmen die Prioritäten. Denn die wiederum korrespondieren mit Ihrer persönlichen Zielsetzung. Tappen Sie nicht in die Dringlichkeitsfalle!

Diese Zeitdiebe lauern auf Sie

Die 15 größten Zeitdiebe

  1. Unklare Zielsetzung.
  2. Keine Prioritätssetzung.
  3. Alles auf einmal tun wollen.
  4. Mangelnde Übersicht.
  5. Keine Tagesplanung.
  6. Überhäufter Schreibtisch.
  7. Schlechtes Ablagesystem.
  8. Zeitaufwand für Suchen.
  9. Fehlende Motivation.
  10. Ständige Unterbrechungen.
  11. Zu viele angefangene, nicht abgeschlossene Arbeiten.
  12. Unvollständige Informationen.
  13. Ablenkung.
  14. Hast, Ungeduld, Stress.
  15. Wartezeiten bei Besuchen.

Wenn Sie nur 4 Zeitdiebe eliminieren, gewinnen Sie bereits erheblich mehr Zeit, reduzieren Ihren Stress und steigern die Qualität Ihrer Arbeit.

So geht es Zeitdieben an den Kragen

  • Glauben Sie wirklich, Sie müssten überall und ständig erreichbar sein? Erfolgreiche Menschen schaffen sich ihre Freiräume, um wichtige Aufgaben ungestört zu erledigen. Es geht, wenn man es will.
  • Glauben Sie wirklich, dass Sie mehrere Dinge gleichzeitig machen können? Glauben Sie wirklich an die Segnung des Multitasking? Erfolgreiche Menschen konzentrieren sich immer auf die aktuell wichtigste Aufgabe und springen nicht. Dadurch kommen sie schneller zum Ergebnis.
  • Arbeiten Sie in Blöcken: Telefonieren, Ausarbeitungen, Korrespondenz. Jeder Wechsel der Tätigkeit bringt neue Rüstzeiten und produziert Fehler.
  • Glauben Sie wirklich, dass alles erledigt werden muss? Erfolgreiche Menschen haben den Mut, auch Dinge, die nicht Priorität A + B haben, liegen zu lassen. Vieles erledigt sich von selbst.
  • Fragen Sie sich immer bei all dem, was Sie tun, ob Sie wirklich an den wichtigsten Aufgaben arbeiten.
  • Viele Kollegen, die immer im Stress und Zeitnot sind, arbeiten unproduktiv. Zeit bekommen Sie nicht, Zeit müssen Sie sich nehmen.

So verschwenden Sie Zeit durch Zeitdruck

Arbeiten Sie auch so?

Eines schönen Tages schlenderte Werner durch den Wald, um einen schönen, sonnigen Herbsttag zu genießen. Die herrliche Waldstimmung wurde unterbrochen durch hektische Arbeitsgeräusche, verursacht von einem Waldarbeiter.
Was machte dieser?
Er bemühte sich schwitzend, prustend und schwer schindernd, einen gefällten Baum in kleine Teile zu zersägen. Werner ist ein mitfühlender Mensch und kann nicht zusehen, wenn  sich einer seiner Mitmenschen mühsam abrackert.
Also ging er auf den Waldarbeiter zu:
„Einen schönen guten Tag, mein Herr. Es tut mir richtig weh, wenn ich sehe, wie Sie sich abmühen, an diesem herrlichen Tag“.
„Sie können mir ja helfen, wenn Ihnen das weh tut!“ antwortet mürrisch der Waldarbeiter. „Außerdem habe ich keine Zeit mit Ihnen zu plauschen, ich muss arbeiten. Ich will heute auch noch meinen Feierabend haben“.
Werners scharfer Beobachtungsgabe war natürlich nicht entgangen, dass die Säge, mit der arme Mann sich abquälte, offensichtlich sehr stumpf war.
„Erlauben Sie mir noch eine Bemerkung guter Mann, Ihre Säge ist stumpf. Warum schärfen Sie die nicht?“
„Ach, lassen Sie mich doch in Ruhe, dafür habe ich keine Zeit. Ich muss sägen, sonst werde ich nicht fertig!“

Wertvolle Tipps für die Praxis: Handbuch für den nachhaltigen Verkaufserfolg