Können wir wirklich Zeit sparen?

Zeit kann man nicht sparen, Zeit muss man sich nehmen

Sie können keine Zeit sparen! Der Tag wird immer 24 Stunden haben. Sie können die Stunden nicht kürzer machen. Deshalb ist der Wunsch, Zeit zu sparen sachlich unsinnig.  Sie haben aber die Möglichtkeit, sich für bestimmte Aufgaben Zeit zu nehmen. Es ist Ihre Entscheidung, für welche Aktivitäten Sie sich Zeit nehmen und welche Aktivitäten weniger Zeit zugeteilt bekommen. Das alles hängt von der Qualität und Alltagstauglichkeit Ihres Selbstmanagements ab.

Beachten Sie diese 6 Punkte bei Ihrem Zeitmanagement

  1. 80% der wichtigsten Ergebnisse des Arbeitstages werden mit nur 20% des Aufwandes erreicht. Welche Ergebnisse sind das bei Ihnen?
  2. Perfekt sein zu wollen ist nicht unbedingt erstrebenwert. Der Wunsch nach Perfektion ist ein vergeblicher Kampf gegen einen übermächtigen Gegner. Stress und Burnout kann das Resultat sein. Und Zeitverlust!
  3. Ohne eine klare Zielsetzung funktioniert kein Zeitmanagement. Studien beweisen, dass die Menschen, die ihre Ziele schriftlich formuliert haben, eine fast 30% höherer Wahrscheinlichkeit haben, diese Ziele zu erreichen, als die, die ihre Ziele nur gedanklich festgehalten haben.
  4. Die 72 Stundenregel bedeutet: Wenn wir uns ein Ziel setzen, müssen wir den ersten Schritt zur Zielerreichung innerhalb der nächsten 72 Stunden beginnen.
  5. „Wo ist nur meine Zeit geblieben?“ Diese Frage am Ende eines Arbeitstages sollten Sie beantworten können. So gut muss Ihr Zeitmanagement sein. Eine Zeitverlustanalyse deckt Ihre aktuellen Schwächen in Ihrer Arbeitsweise auf. Sie erkennen sehr schnell, welche Dinge Sie ändern müssen, um Zeitverluste zu minimieren.
  6. Setzen Sie sich für jede Aufgabe Zeitlimits

 

Wo ist nur die Zeit geblieben?

Zeit ist das kostbarste Gut

Allerdings handeln die meisten berufstätigen Menschen so, als wenn genug Zeit da wäre. Sie vergessen immer wieder, das jede vergeudete Miute unwiederbringlich verloren ist. Erst wenn es zu spät ist, wird uns bewusst, wie leichtfertig wir unsere wertvolle Zeit verschwendet haben.

Sie können aktiv dagegen steuern

Wenn Sie wirklich wollen! Geben Sie der Zeit den Stellenwert in Ihrem Leben, der ihr zusteht. Zeit ist Priorität A! Analysieren Sie Ihr Zeitverhalten. Stellen Sie fest, wo und warum Sie wertvolle Zeit vergeuden.

An diesen 12 Punkten erkennen Sie, dass Ihr Zeitmanagement falsch ist:

  1. Ich habe zu viele offene, nicht abgeschlossene Vorgänge (offene Baustellen).
  2. Ich will immer alles auf einmal erledigen. Das stresst mich.
  3. Ich neige zur Hast und Ungeduld in der Tagesarbeit. Oft fühle ich mich gehetzt.
  4. Mein Schreibtisch ist voller Papier und anderer Gegenstände. Ich habe keine Zeit zum Aufräumen.
  5. Ich nehme mir selten Zeit, meinen Tag schriftlich zu planen. Am Abend frage ich mich, wo nur meine Zeit geblieben ist.
  6. Zuerst erledige ich alle einfachen Vorgänge, danach die wichtigen. Dabei komme ich bei der Erledigung der wichtigen Aufgaben unter Zeitdruck.
  7. Ich unterscheide nicht immer, ob ein Vorgang nur dringlich oder auch wichtig ist. Ich bin immer erleichtert, wenn etwas erledigt ist.
  8. Ich habe den Drang, alles unter Kontrolle haben zu müssen. Delegieren fällt mir schwer.
  9. Mein Ablagesystem ist nicht optimal. Ich verliere zu viel Zeit, Vorgänge zu suchen.
  10. Ich werde in meiner Arbeit immer wieder gestört. Dauernd will einer was von mir.
  11. Ich bin immer mobil erreichbar, weil ich Angst habe, dass mir etwas entgeht.
  12. Ich nehme mir kaum Zeit um etwas zu dokumentieren, weil ich mich auf mein Gedächtnis verlasse.

18 Tipps für ein gelungenes Zeitmanagement, 7 – 10

Tipps 7 – 10

7. Planen Sie schriftlich

Der Kopf ist eine Art von Sieb! Sie vergessen schneller, als es Ihnen lieb ist. Durch das Aufschreiben der Ziele machen Sie einen Vertrag mit sich selbst. Sie fühlen sich stärker verpflichtet, die aufgeschriebenen Ziele zu realisieren.

8. Übertragen / terminieren Sie unerledigte Aufgaben nach A,B,C

Es kommt darauf an, möglichst wenige unerledigte Aufgaben mit sich herum zu schleppen. Denn die Belastung, die dadurch unbewusst auf Sie wirkt, lähmt Ihre Kraft.

9. Definieren Sie Ziele / Resultate und keine Tätigkeiten

Hüten Sie sich vor ergebnisneutralen Aktivitäten. Sie gehen nicht zur Arbeit, um beschäftigt zu sein, sondern um Aufgaben zu erledigen. Am besten die, die Ihrer Zielerfüllung dienen.

10. Planen Sie genaue, realistische Zeitvorgaben

Gewöhnen Sie sich an, den zeitlichen Aufwand für wiederkehrende Tätigkeiten zu messen. Das ist ein Baustein für eine realistische Zeitplanung. Trainieren Sie Ihr Gefühl, Zeiten realistisch zu bestimmen. Wenn Sie das jeden Tag bewusst machen, werden Sie relativ schnell in der Lage sein, Zeiten realistisch zu planen.

Zeitmanagement: 72 Stunden Regel

Die 72-Stunden-Regel

Die 72 Stunden Regel bedeutet: Wenn wir uns ein Ziel setzen, müssen wir den ersten Schritt zur Zielerreichung innerhalb der nächsten 72 Stunden beginnen.

Machen wir das nicht, reduziert sich die Chance, das Ziel zu erreichen dramatisch auf ca. 1%. Unsere eigene Trägheit und mangelnde Entschlossenheit stehen uns ungefragt gerne im Weg.

Der erste Schritt zu unserer Zielerreichung ist wie das Anlegen eines Trampelpfades. Unser Unbewusstsein nutzt Trampelpfade. Je mehr sie benutzt werden, umso mehr orientiert sich das Unterbewusstsein daran und steuert uns.

Nicht genutzte Trampelpfade wachsen schnell wieder zu. Unsere Vorsätze verlieren ihre Sogkraft und lösen sich im Wohlgefallen auf.

Zeitmanagement: Prioritäten setzen

So funktioniert die A B C – Analyse zum Setzen von Prioritäten

A – Aufgaben

Die wichtigsten Aufgaben mit dem höchsten Wert für Ihre Zielerreichung. Selbst wenn Sie nichts anderes mehr erledigen konnten, haben Sie dennoch an dem Wichtigsten gearbeitet. A – Aufgaben sind wichtig und dringlich und müssen von Ihnen selbst und sofort erledigt werden.

B – Aufgaben

Wichtige Aufgaben mit hohem Wert für die Zielerreichung. B – Aufgaben sind wichtig, aber oft nicht so dringlich. Als Manager bieten sich einige B – Aufgaben zur Delegation an.

C – Aufgaben

Weniger wichtige bis unwichtige Aufgaben. C – Aufgaben sind oft dringlich und verleiten dazu, sie vor A oder B zu erledigen. Damit tappen Sie in die Dringlichkeitsfalle, weil Sie Dinge vorziehen, die Ihnen wenig bringen, aber wertvolle Zeit kosten. C –Aufgaben werden erst dann erledigt, wenn alle A und B abgearbeitet sind!

Hilfe, die Zeit läuft mir weg!

Daran erkennen Sie als Manager, dass Ihr Zeitmanagement falsch ist:

Hans Fischer Seminare
Hans Fischer Seminare
  1. Ich habe zu viele offene, nicht abgeschlossene Vorgänge (offene Baustellen).
  2. Ich will immer alles auf einmal erledigen.
  3. Ich neige zur Hast und Ungeduld in der Tagesarbeit.
  4. Mein Schreibtisch ist voller Papier und anderer Gegenstände.
  5. Ich nehme mir selten Zeit, meinen Tag schriftlich zu planen.
  6. Zuerst erledige ich alle einfachen Vorgänge, danach die wichtigen.
  7. Ich unterscheide nicht immer, ob ein Vorgang nur dringlich oder wichtig ist.
  8. Ich habe den Drang, alles unter Kontrolle haben zu müssen.
  9. Mein Ablagesystem ist nicht optimal.
  10. Ich werde in meiner Arbeit immer wieder gestört.
  11. Ich bin immer per Handy erreichbar, weil ich Angst habe, dass mir etwas entgeht.
  12. Ich nehme mir kaum Zeit um etwas zu dokumentieren, weil ich mich auf mein Gedächtnis verlasse.

So schaffen Sie als Verkaufsleiter Ihr Arbeitspensum

Auf das Wesentliche konzentrieren

Ihre Verkäufer erwarten von Ihnen, dass Sie in entscheidenden Situationen Zeit für sie haben. Aber jeden Tag stürmen Hunderte von Reizen, wichtigen und weniger wichtigen Aufgaben auf den Verkaufsleiter ein. Da ist es eine große Herausforderung an die Eigenorganisation, effektiv und zielorientiert zu agieren. Gerade im Management sind Sie der Gefahr der Verzettelung Ihrer Kräfte permanent ausgeliefert. flugzeugcockpit

Egal, was passiert: Sie verschwenden keinen Ärger und keine Aktivität an Nebensächlichkeiten, denn das kostet Zeit und frisst Ihre Energie auf, die Sie zur Bewältigung der wirklich wichtigen Aufgaben dringendst brauchen . Sie konzentrieren sich auf das Wesentliche – auf die Realisierung Ihrer Ziele. Der gute Verkaufsleiter in kleinen und mittelständischen Unternehmen muss effektiv arbeiten, denn er muss viele unterschiedliche Aufgaben selbst erledigen.

Effektivität bedeutet, erstrangige Dinge (A-Prioritäten) zuerst erledigen, auch wenn sie in einigen fällen keinen Spaß machen. Und es bedeutet auch, immer nur eine Sache auf einmal machen!

Es kommt weniger darauf an, die Dinge richtig zu tun, als die richtigen Dinge zu tun!“ Peter Drucker

Arbeiten Sie systematisch und planerisch

Plan your work and work your plan! Lassen Sie sich nicht zu sehr von Ereignissen steuern, sondern planen Sie Ihren Arbeitstag sehr genau. Ihre Ziele bestimmen dabei Ihre Planung. Wenn Sie keine konkreten Ziele haben, funktioniert auch keine Planung.

Planen Sie Ihren Arbeitstag am Abend des Vortages. Wenn Sie morgens aufstehen, wissen Sie genau, wie Ihr Tag heute aussehen wird.

Werden Sie kein Hamster auf dem Laufrad

Wenn Sie nach dem Motto arbeiten: „Mal sehen, was der Tag heute bringt“ , werden Sie von den Ereignissen überrollt. Der Tag wird vorbei sein und Sie haben nichts erreicht, obwohl Sie stark beschäftigt waren und Stress hatten. Der gute Planer plant auch genügend Zeit für Unerwartetes und Spontanes ein. Nur so wird eine Planung realistisch, denn es wird morgen immer etwas passieren, was Sie heute noch nicht absehen können. Verplanen Sie darum maximal nur 60% Ihrer Zeit. Der Rest ist offen für Unerwartetes und Spontanes.

Schaffen Sie sich einen angemessenen Zeitrahmen für das Coachen Ihrer Mitarbeiter, denn das gehört zu Ihren wirkungsvollsten Führungsinstrumenten.

Beherrschen Sie die Regeln des Zeitmanagements, denn Zeit zu haben ist Ihr Wettbewerbsvorteil. Leute, die permanent über Zeitnot klagen, haben oft eine schlechte Eigenorganisation und keine Ahnung vom Zeitmanagement.

Zeit haben Sie immer nur dann, wenn Sie sich die Zeit nehmen!

Treiben Sie regelmäßig Sport in der Woche? „Ach du lieber Gott, wann soll ich das nur machen!“ Diese Argumentation ist häufig. Erst wenn der Arzt sagt, dass Sie miserable Blutwerte und ein katastrophales EKG haben und Sie bald den Friedhof beehren, wenn Sie nicht ab sofort jeden Tag 30 Minuten lockeres Ausdauertraining machen, werden Sie aktiv. Sie stehen vor der Wahl: Friedhof oder Fitness? Plötzlich haben Sie die 30 Minuten Zeit.

Die wichtigste Regel des Zeitmanagements ist die Unterscheidung von Dringlichkeit und Wichtigkeit. Nicht alles was dringlich erscheint ist auch wichtig! Arbeiten Sie stets an den wichtigsten Dingen! Setzen Sie Prioritäten: A-Aufgaben werden sofort erledigt, B-Aufgaben werden danach erledigt, C-Aufgaben werden danach erledigt oder delegiert. Sie bestimmen die Prioritäten. Denn die wiederum korrespondieren mit Ihrer persönlichen Zielsetzung. Tappen Sie nicht in die Dringlichkeitsfalle!

Diese Zeitdiebe lauern auf Sie

Die 15 größten Zeitdiebe

  1. Unklare Zielsetzung.
  2. Keine Prioritätssetzung.
  3. Alles auf einmal tun wollen.
  4. Mangelnde Übersicht.
  5. Keine Tagesplanung.
  6. Überhäufter Schreibtisch.
  7. Schlechtes Ablagesystem.
  8. Zeitaufwand für Suchen.
  9. Fehlende Motivation.
  10. Ständige Unterbrechungen.
  11. Zu viele angefangene, nicht abgeschlossene Arbeiten.
  12. Unvollständige Informationen.
  13. Ablenkung.
  14. Hast, Ungeduld, Stress.
  15. Wartezeiten bei Besuchen.

Wenn Sie nur 4 Zeitdiebe eliminieren, gewinnen Sie bereits erheblich mehr Zeit, reduzieren Ihren Stress und steigern die Qualität Ihrer Arbeit.

So geht es Zeitdieben an den Kragen

  • Glauben Sie wirklich, Sie müssten überall und ständig erreichbar sein? Erfolgreiche Menschen schaffen sich ihre Freiräume, um wichtige Aufgaben ungestört zu erledigen. Es geht, wenn man es will.
  • Glauben Sie wirklich, dass Sie mehrere Dinge gleichzeitig machen können? Glauben Sie wirklich an die Segnung des Multitasking? Erfolgreiche Menschen konzentrieren sich immer auf die aktuell wichtigste Aufgabe und springen nicht. Dadurch kommen sie schneller zum Ergebnis.
  • Arbeiten Sie in Blöcken: Telefonieren, Ausarbeitungen, Korrespondenz. Jeder Wechsel der Tätigkeit bringt neue Rüstzeiten und produziert Fehler.
  • Glauben Sie wirklich, dass alles erledigt werden muss? Erfolgreiche Menschen haben den Mut, auch Dinge, die nicht Priorität A + B haben, liegen zu lassen. Vieles erledigt sich von selbst.
  • Fragen Sie sich immer bei all dem, was Sie tun, ob Sie wirklich an den wichtigsten Aufgaben arbeiten.
  • Viele Kollegen, die immer im Stress und Zeitnot sind, arbeiten unproduktiv. Zeit bekommen Sie nicht, Zeit müssen Sie sich nehmen.

Stimmt Ihr Zeitmanagement?

Daran erkennen Sie, dass Ihr Zeitmanagement falsch ist:

Ich habe zu viele offene, nicht abgeschlossene Vorgänge (offene Baustellen).
Ich will immer alles auf einmal erledigen.
Ich neige zur Hast und Ungeduld.
Mein Schreibtisch ist voller Papier.
Ich nehme mir selten Zeit, meinen Tag schriftlich zu planen.
Zuerst erledige ich alle einfachen Vorgänge, danach die wichtigen.
Ich unterscheide nicht immer, ob ein Vorgang nur dringlich oder wichtig ist.
Ich habe den Drang, alles unter Kontrolle haben zu müssen.
Mein Ablagesystem ist nicht optimal.
Ich werde in meiner Arbeit immer wieder gestört.
Ich bin immer per Handy erreichbar, weil ich Angst habe, dass mir etwas entgeht.
Ich nehme mir kaum Zeit um etwas zu dokumentieren, weil ich mich auf mein Gedächtnis verlasse.