Stimmt die Beziehungsebene nicht, geht die Verhandlung in die Hose

Wenn Sie erfolgreich verhandeln wollen, muss die Beziehungsebene stimmen

Die Kommunikation läuft immer auf 2 Ebenen ab. Menschen kommunizieren miteinander auf der Inhaltsebene mit dem gesprochen Wort und auf der Beziehungsebene mit der Körpersprache und dem Klang ihrer Stimme.

Es ist nicht nur relevant, was einer zu uns sagt, sondern noch mehr, wie er es sagt.

Damit teilt er uns mit, wie er zu uns steht, ob er uns akzeptiert, sympathisch findet oder nicht. Das macht er nicht unbedingt mit Worten. Die können höflich oder neutral sein. Er macht es hauptsächlich mit seinem nonverbalen Verhalten.

Die Bedeutung der Inhaltsebene wird überschätzt

Wir erliegen ganz gerne dem Wunschdenken, dass wir mit vernünftigen Argumenten übedrzeugen können. Die Bedeutung der nonverbalen Botschaften ist aber wesentlich höher (80%), als die Daten und Fakten, die wir verbal auf der Inhaltsebene übertragen. Stimmt die Beziehungsebene nicht, dann verpufft auch die Wirkung der Sachargumente.

Wenn Ihr Verhandlungspartner das Gefühl hat, dass Sie nicht bei der Wahrheit bleiben, dann haben Sie einen ganz schweren Stand. Denn einem aufmerksamen Beobachter entgeht nicht, wenn der andere lügt. Während der Mensch mühelos mit Worten lügen kann, gelingt es ihm mit seiner Körpersprache kaum. In den häufigsten fällen lügt der Körper nicht (Ausnahme Schauspieler).

Wie erkennen wir, dass einer lügt? Wir merken sehr genau, wenn wir uns auf den anderen konzentrieren, ob die gesprochenen Worte mit der Körpersprache kongruent sind. Wenn ja, dann glauben wir das Gesagte, ansonsten glauben wir instinktiv mehr was der Körper mit seiner Mimik und Gestik ausdrückt.

Störung auf der Beziehungsebene müssen mit Priorität beseitigt werden

Ist die Beziehung zwischen den Verhandlungspartnern gestört, läuft nichts mehr. Jetzt muss erst der Grund der Störung erkannt und angesprochen werden, sonst kommen beide in der Sache nicht weiter.

Das bedeutet, dass erst wirklich effektiv über die Sachthemen verhandelt werden kann, wenn die zwischenmenschlichen Probleme ausgeräumt sind und die Kommunikation spannungsfrei verläuft. Vorher ist es nur eine Scheindebatte, bei der die sogenannten Sachbeiträge nur vorgeschoben sind. Sie werden in einer gestörten Atmosphäre nur unvollständig oder stark gefiltert wahrgenommen.

Verhandlungstechnik: Klar und verständlich argumentieren

Argumentieren Sie klar und verständlich

6 Tipps für eine zielgerechte Kommunikation in der Verhandlung

  1. Eiern Sie nicht herum! Formulieren Sie Ihre Beiträge klar, prägnant und für alle Verhandlungsteilnehmer verständlich.
  2. Benutzen Sie visuelle Hilfen (Flipchart, Grafiken), Anwendungsbeispiele und Gegenstände, damit Ihre Botschaft vollständig ankommt.
  3. Reden Sie nicht zu schnell und bauen Sie Augenkontakt zu allen Teilnehmern auf, damit sich jeder von Ihnen angesprochen fühlt. Vernachlässigen Sie hierbei keinen Teilnehmer (meist die Stillen, unscheinbar wirkenden), damit sich bei denen durch die empfundene Nichtbeachtung keine Ablehnung gegen Sie aufbaut („Der beachtet mich ja nicht!“).
  4. Untermauern Sie Ihre Standpunkte mit griffigen Storys aus der Praxis, zu denen die Verhandlungsteilnehmer Bezug haben.
  5. Es kommt nicht darauf an, möglichst viel Schlaues und Fachchinesisches von sich zu geben, um andere mit seiner Kompetenz beeindrucken zu wollen.
  6. Allein entscheidend ist es, wie vollständig Ihre Informationen ankommen und wie sie von allen Teilnehmern verstanden werden.

Literatur

Verhandlungstechnik: Wer sitzt wo?

Sitzordnung ist kein Zufall

Frontal

Wenn Sie zu einer Verhandlung eingeladen werden und stellen fest, dass die Gegenseite geschlossen Ihnen (Ihrem Team) gegenüber sitzt, können Sie davon ausgehen, dass damit eine konfrontative Situation symbolisiert wird. Sie können mit harten Attacken rechnen. Findet die Verhandlung an einem rechteckigen Tisch statt, dann ist oft die Person, die am Kopfende sitzt, ranghöher als die anderen. Oft sitzt auch der 2. Mann direkt daneben. Die Sitzordnung bei Gericht zum Beispiel repräsentiert eine eindeutige Rangordnung: Der Richter sitzt dem Angeklagten und dessen Anwalt immer gegenüber. Und er sitzt meist höher. Das Höhersitzen zeigt, wer hier die Macht ausübt und den Ton angibt.

Im Geschäftsleben gibt es diese eindeutigen, sichtbaren Machtdemonstrationen nicht, oder sie ist nicht so offen erkennbar. Aber es kann immer mal vorkommen, dass ein Verkäufer einem Einkäufer gegenübersitzt und einen Sessel zugewiesen bekommt, der niedriger ist. Er muss ständig zu seinem Verhandlungspartner aufschauen.

Bewusste Platzwahl

Achten Sie bei der Platzwahl darauf (sofern Sie das beeinflussen können), dass sich die beiden Teamleiter oder Chefs gegenüber sitzen. Haben Sie die Möglichkeit, in die Sitzordnung einzugreifen, versuchen Sie eine geschlossene Front der Gegenseite aufzubrechen. Dies gelingt, indem Sie eigene Mitarbeiter dazwischen platzieren.

Über Eck oder runder Tisch

Sitzen Sie alle am runden Tisch, so signalisiert Ihr Verhandlungspartner, der den Verhandlungsort bestimmt hat, dass er an einer einvernehmliche Lösung interessiert ist. Alle Teilnehmer werden als gleichberechtigt betrachtet.

Die Ritter der Tafelrunde in der König Artus-Sage saßen an einem runden Tisch, damit keiner einen privilegierten Platz haben sollte.

Der runde Tisch ist mittlerweile ein Symbol für eine konstruktive Verhandlungsumgebung geworden, vor allem in der Politik (Deutsche Wiedervereinigung).

Sitzen sich die Verhandlungspartner über Eck gegenüber, so ist das ebenfalls eine entspannte Positionierung. Sie hat zusätzlich noch den Vorteil, dass Sie dem anderen leichter etwas zeigen können (Diagramme, Zeichnungen, Statistiken), ohne dass Sie dabei den Text verkehrt herum lesen oder gar um den Tisch herumgehen müssen.

Buchbestellung

Unvorbereitete Verhandlungsteilnehmer sind Zeitdiebe

Gehen sie mit gutem Beispiel voran

Unvorbereitete Verhandlungsteilnehmer sind ein Bremsklotz, weil sie vielen Themen nicht folgen können und überflüssige Fragen stellen. Deshalb gehen Sie mit gutem Beispiel voran und bereiten Sie sich immer umfassend auf Ihre Verhandlungen vor.

  1. Besorgen sie sich alle Daten und Fakten über die Personen, die an der Verhandlung teilnehmen.
  2. Versuchen Sie im Vorfeld herauszufinden, mit welchen Charakteren Sie es zu tun haben werden. Was deren Besonderheiten (Eigenheiten) sind (kooperativ, aggressiv, Nörgler, konstruktiv, Besserwisser, Analytiker).
  3. Ideal ist, wenn Sie rechtzeitig allen Verhandlungsteilnehmern eine Themenübersicht zukommen lassen können, mit deren Hilfe die sich auf die Verhandlung vorbereiten können.
  4. Liefern Sie, so weit dies möglich ist, wichtige Zahlen/Fakten und erläutern Sie bestimmte Verfahren, damit diese Punkte nicht überraschend in der Verhandlung auftauchen und viele Teilnehmer nichts damit anzufangen wissen. Dann entstehen nur unnötige Diskussionen aufgrund von Unkenntnis.

Nur so gelingt eine Verhandlung oder ein Meeting

Es ist die Aufgabe eines guten Verhandlungspartners, vorbildlich sich vorzubereiten und auch die Verhandlungsteilnehmer im Vorfeld zu animieren, es ebenso zu machen. Dann erst ist die Grundlage für einen zügigen Verhandlungsverlauf und ein vernünftiges Verhandlungsergebnis gegeben.

Literatur

Verhandlungstechnik: So wehren Sie sich gegen Provokationen

Angriffe und Provokationen in der Verhandlung elegant abfedern

  1. Voraussetzung für ein sicheres und beherrschtes Auftreten ist, dass sich der Mensch durch permanente Selbstbeobachtung dazu qualifiziert, seine Gefühle in bestimmten Situationen zu erkennen. Das nennt sich emotionale Intelligenz.
  2. Gefühle, die wir nicht bewusst kontrollieren können, reduzieren unsere geistige Beweglichkeit und unser Leistungsvermögen.
  3. Als geschickter Verhandler müssen Sie die Festlegung der Gegenseite argumentativ wieder aufweichen, sonst ist die Verhandlung vorbei.
  4. Nutzen Sie die Technik der Umformulierung.
  5. Was gut ist und was schlecht, wird nicht durch die Sache oder das Ereignis selbst bestimmt, sondern vielmehr davon, wie wir dazu stehen. Betrachten Sie eine andere Wertung der Sachlage durch die individuelle Sichtweise des Verhandlungspartners nicht als Angriff auf Ihre Standpunkte.
  6. Bevor der Verhandlungsteilnehmer die echten Motive der anderen nicht richtig deuten kann, kann er auch nicht die treffenden Argumente bilden.
  7. Es gibt meist 2 Gründe, warum ein Kunde sich für ein Angebot entscheidet, oder ein Verhandlungsteilnehmer für einen Vorschlag. Den ersten Grund nennt er, den zweiten Grund verschweigt er zunächst.
  8. Ist die Beziehung zwischen den Verhandlungspartnern gestört, muss erst der Grund der Störung erkannt und angesprochen werden, sonst kommen beide in der Sache nicht weiter. Argumente werden in einer gestörten Atmosphäre nur unvollständig oder stark gefiltert wahrgenommen.
  9. Überhören ist in einigen Fällen die beste Reaktion auf Provokationen.

 

Verhandlungstechnik: Umgang mit den unterschiedlichen Charakteren

Der Umgang mit den unterschiedlichen Charakteren der Verhandlungsteilnehmer

Gewöhnen sie es sich daran, gleich vom Start weg sich intensiv mit dem Verhalten Ihrer Verhandlungspartner zu beschäftigen.

  1. Beobachten sie genau, welche Unterlagen Ihr Verhandlungspartner dabei hat, wie er mit den anderen in der Runde kommuniziert, welche Begriffe und Redewendungen er gerne verwendet.
  2. Die Motive, die hinter den Aktionen eines Rechthabers stecken, sind in den häufigsten Fällen der brennende Wunsch nach Anerkennung.
  3. Versuchen Sie in der kontroversen Diskussion dem Rechthaber bedingt recht zu geben (Technik der bedingten Zustimmung).
  4. Der Verbündete verfolgt die gleichen Ziele wie Sie, wenn auch aus unterschiedlichen Motiven. In der Verhandlung suchen Sie immer mal wieder den Blickkontakt mit ihm, wenn Sie Ihre Standpunkte präsentieren.
  5. Der Widersacher demonstriert vor allem mit seiner Körpersprache, dass er Ihre Argumentation ablehnt.
  6. Gegen die bewusste Verallgemeinerung wehren Sie sich am wirkungsvollsten mit einer betont präzisen Darstellung.
  7. Gerade der Widersacher braucht besonders präzise und glaubhafte Argumente.
  8. Die richtige Wirkung entfalten diese, wenn Sie mit Referenzen, objektiven Zahlen und Beweisen operieren können.
  9. Wenn der Widersacher mit Emotionen agiert, ist das die beste Gelegenheit für Sie, sich mit sachlichem und ruhigem Kommunizieren zu profilieren.
  10. Passive Verhandlungsteilnehmer haben unterschiedliche Gründe für ihr Verhalten. Suchen Sie, wenn Sie Ihre Standpunkte vortragen gezielt den Blickkontakt zu dem passiven Verhandlungsteilnehmer um ihn einzubinden.
  11. Eine wirksame Methode, die Führung einer Verhandlung in den Griff zu kriegen, ist die Technik des Ankerns.

Literatur

Verhandlungsstrategie: Bedeutung der Sitzordnung

Die Wichtigkeit der Sitzordnung und des Verhandlungsortes

Sitzordnung ist kein Zufall

  1. Findet die Verhandlung an einem rechteckigen Tisch statt, dann ist oft die Person, die am Kopfende sitzt, ranghöher als die anderen.
  2. Haben Sie die Möglichkeit, in die Sitzordnung einzugreifen, versuchen Sie eine geschlossene Front der Gegenseite aufzubrechen.
  3. Sitzen Sie alle am runden Tisch, so signalisiert Ihr Verhandlungspartner, der den Verhandlungsort bestimmt hat, dass er an einer einvernehmliche Lösung interessiert ist.
  4. Verhandeln Sie auf dem Boden der Gegenseite, ist es wichtig, dass Sie sich besonders sorgfältig vorbereiten. Versuchen Sie, möglichst viele Informationen über den fremden Verhandlungsort zu bekommen.
  5. Wenn Sie sich an einem bestimmten Ort wohl und sicher fühlen, dann hat dies Einfluss auf die Qualität Ihrer Verhandlungstechnik.

Literatur

Verhandlungstechnik: Verhandlungsziele definieren

Die richten Verhandlungsziele setzen

Wünsche sind keine Ziele.

  1. Ihre Ziele müssen ehrgeizig, aber realistisch zu erreichen sein.
  2. Die Ziele müssen messbar sein, damit Sie problemlos feststellen können, wann der Moment in der Verhandlung da ist, in dem Sie das Ziel erreicht haben.
  3. Vor dem Verhandlungsstart müssen Sie für sich festgelegt haben, wie Ihr letztes Angebot aussieht und wo Ihre Schmerzgrenze liegen wird.
  4. Das letzte Angebot zu unterbreiten ist aber wirklich die letzte Maßnahme in einer Verhandlung. Denn jetzt legen Sie sich fest und können nicht mehr, ohne Glaubwürdigkeit einzubüßen, von diesem letzten Angebot zurücktreten.
  5. Im Plan B wird beschrieben, was Sie machen werden, wenn Ihre ursprünglichen Ziele definitiv nicht umzusetzen sind.
  6. Sie müssen nicht nur wissen, was sie wollen, sondern vor allem, warum Sie es wollen.
  7. Der Verhandlungsprofi will wissen, wie der andere Verhandlungspartner funktioniert, von welchen Glaubenssätzen und Überzeugungen er gelenkt wird. Dann erst kann er erkennen, was hinter den Aussagen des Verhandlungspartners wirklich steckt.

Verhandlung richtig vorbereiten: 10 Punkte

Die systematische Vorbereitung einer Verhandlung

  1. Überlegen Sie vor einer Verhandlung ganz sorgfältig, in wieweit das Thema überhaupt verhandlungsfähig ist.
  2. Stellen Sie einen Zeitplan für die Besprechung der einzelnen Punkte auf. Lassen Sie ihn den Verhandlungsteilnehmern rechtzeitig zukommen, mit der Bitte um Akzeptanz oder Verbesserungsvorschläge.
  3. Für eine erfolgreiche Verhandlung nach dem Win-Win-Prinzip ist es förderlich, wenn kein Teilnehmer eine herausragende Sitzposition einnimmt (Richter oben – Angeklagter unten). Ideal ist der runde Tisch, an dem sich alle Verhandlungspartner in die Augen sehen können.
  4. Bei der Auswahl der Verhandlungsteilnehmer sollte gewährleistet sein, dass diese auch Entscheidungsbefugnisse mitbringen.
  5. Unvorbereitete Verhandlungsteilnehmer sind ein Bremsklotz, weil sie vielen Themen nicht folgen können und überflüssige Fragen stellen.
  6. Besorgen sie sich alle Daten und Fakten über die Personen, die an der Verhandlung teilnehmen.
  7. Die Funktion des Equipments im Verhandlungsraum sollte rechtzeitig vor Beginn der Verhandlung getestet werden.
  8. Welche Person lässt sich als Verbündeter aufbauen und bei welcher Person ist mit Widerstand zu rechnen?
  9. Welche Gemeinsamkeiten mit den Verhandlungsteilnehmern oder den potenziellen Verbündeten lassen sich erkennen?
  10. Finden Sie die Wertvorstellungen Ihres Verhandlungspartners heraus. Stellen Sie dafür viele offene Fragen und zeigen Sie Ihr Interesse an seinen Ansichten.

Gelungene Verhandlung: 14 Thesen

Das macht Ihre Verhandlungstechnik noch erfolgreicher

  1. In einer gelungenen Verhandlung gibt es keinen Gewinner und keinen Verlierer. Es wird ja keine Schlacht mit Siegern und Besiegten geschlagen, sondern eine Situation geschaffen, in der beide Verhandlungsparteien etwas geben und etwas bekommen.
  2. Wenn ein Verhandlungsteilnehmer sein Ergebnis als eine Niederlage empfindet, wird er alles daran setzen, diese Niederlage bei der nächsten Verhandlung wieder auszubügeln.
  3. Bei jedem Interessenkonflikt gibt es, wenn man konstruktiv, geduldig und unvoreingenommen danach forscht, Lösungen, die für beide Konfliktparteien einen Nutzen bieten.
  4. Formulieren Sie Ihre Beiträge klar, prägnant und für alle verständlich. Benutzen Sie visuelle Hilfen (Flipchart) und Gegenstände, damit Ihre Botschaft vollständig ankommt.
  5. Untermauern Sie Ihre Standpunkte mit griffigen Beispielen aus der Praxis, zu denen die Verhandlungsteilnehmer Bezug haben.
  6. Packen Sie nie mehr als 3 Zahlen oder Adjektive in Ihre Sätze.
  7. Achten Sie darauf, wann Spannungen die Sachdiskussion negativ beeinflussen und sprechen Sie diese Spannungen an.
  8. Formulieren Sie mit den Worten und Begriffen, von denen Sie wissen, dass sie von allen so interpretiert werden, wie Sie es beabsichtigen.
  9. Wenn Sie den Fehler machen und sich zu bescheiden, unsicher oder gar untertänig verhalten, wird die Wirkung Ihrer Argumente deutlich geschwächt, auch wenn diese noch so gut und fundiert sind.
  10. Verzichten sie auf versteckte Provokationen und vermeiden Sie alles, was andere in ihrem Selbstwertgefühl verletzen könnte.
  11. Reden ist Blech, Fragen ist Gold!
  12. Die Erfahrung zeigt, dass die Personen, die aktiv die Führung in einer Verhandlungsrunde übernehmen, meist ein akzeptables Verhandlungsergebnis erzielen.
  13. Wenn Sie zu früh Kompromissbereitschaft zeigen, spornen Sie Ihren Verhandlungspartner nur dazu an, seine Forderungen noch weiter nach oben zu schrauben.
  14. Was leicht zu haben ist, kann nicht wertvoll sein.

Literaturtipp