Wie kommen Sie bei der Telefonakquise an der Sekretärin vorbei?

Dies ist halb so problematisch wie es immer dargestellt wird. Die Sekretärin ist ja kein Young smiling businesswoman with telephone taking notesmonströses Wesen vom anderen Stern. Sie reagiert nur genauso, wie jeder andere  Kommunikationspartner am Telefon, indem sie selektiert:

  1. Ist der Anrufende wichtig oder unwichtig?
  2. Wie klingt er?
  3. Wie wirkt er?

Auch hier ist der emotionale Aspekt entscheidend, wie in Regel Nr. 3 beschrieben.

Hüten Sie sich davor, die Sekretärin zu überrollen: „Es geht um eine persönliche Angelegenheit mit Herrn Meier.“

Welche Funktion hat die Sekretärin am Telefon?

  1. Sie selektiert wichtige von unwichtigen Anrufern.
  2. Sie prüft, ob dies überhaupt ein Thema für den Chef ist.
  3. Sie schirmt den Chef vor Zeitfressern ab.
  4. Sie koordiniert Termine.

Alle Regeln, die Sie bisher gelernt haben, nützen Ihnen auch in der Kommunikation mit der Sekretärin:

  • Klingen Sie wichtig und selbstbewusst, aber nicht angeberisch.
  • Nennen Sie die Dame beim Namen.
  • Behandeln Sie sie charmant und höflich. Aber niemals untertänig.
  • Reden Sie mit ihr so, als wenn Sie auf der gleichen Ebene wie ihr Chef stehen: „Frau Berger, bitte verbinden Sie mich mit Herrn Meier.“
  • Erzählen Sie keinen technischen Schnickschnack am Telefon. Sprechen Sie von Terminen und Nutzen: “ Worum geht es?“ „Frau Berger, es geht um einen Gesprächstermin mit Herrn Meier. Ich möchte Herrn Meier eine ganz bestimmte Lösung vorstellen, die für ihn als Geschäftsführer gerade jetzt wichtig ist. Frau Berger, führen Sie den Terminkalender von Herrn Meier?“

 

 

So gewinnen Sie sofort die Aufmerksamkeit am Telefon

11 Tipps für die Neukundenakquise am Telefon. Mehr davon lesen Sie im: Handbuch für den nachhaltigen Verkaufserfolg, VDMA-Verlag

Tipp Nr. 4:
Erst den Namen des Kunden aussprechen

Zunächst bewirkt Ihr Anruf beim Angerufenen nur eines: Er stört. Denn der Kunde sitzt nicht die ganze Zeit da und denkt, „jetzt könnte mal ein Verkäufer anrufen!“ Im Gegenteil: Durch die ständigen Verkäuferanrufe, meist unqualifiziert, plapprig und unstrukturiert, wird er permanent aus seiner Arbeit gerissen.

Jeder Verkäufer „müllt“ ihn rhetorisch zu mit technischen Merkmalen, angeblichen Messeneuheiten und Wünschen nach „Kennen lernen“ usw. Die Gefahr ist groß, dass der Kunde Ihren Namen, Ihre Firma und die ersten Sätze Ihres Telefonats überhört oder nur teilweise erfasst.

 Machen Sie es geschickter:

  1. „ Lassen Sie dem Kunden Zeit, sich auf Sie zu konzentrieren. Nur bei voller Aufmerksamkeit des Kunden haben Sie die Chance, Ihre guten Argumente anzubringen.
  2. Machen Sie den Kunden neugierig auf sich. Bringen Sie Spannung rein.
  3. Wie? Indem Sie so starten: „Guten Tag Herr Murks.“ (4 Sekunden Pause)
  4. Unbewusste Reaktion des Kunden: Wer ruft meinen Namen? Immer dann, wenn der Mensch seinen Namen hört, steigert sich seine Aufmerksamkeit. “ Rainer Behrens von Huber Electronic.“ (3 Sekunden Pause)
  5. Diese Zeit müssen Sie dem Kunden auch aus dem Grund einräumen, wenn er zurückgrüßen will. Machen Sie keine Pause, dann überkreuzen Sie sich, Sie fallen dem Kunden sonst ins Wort.
  6. “ Ja bitte, Herr Behrens.“ Jetzt hat der Kunde Ihren Namen und Ihre Firma voll registriert.