Selbstmanagement: Selbststeuerung statt Fremdsteuerung

Warum ist Selbststeuerung so entscheidend?

„Suche nicht andere, sondern dich selbst zu übertreffen.“ Cicero

Selbststeuerung oder Fremdsteuerung

Es ist ganz einfach: Entweder Sie steuern und managen sich, oder andere Menschen und Ereignisse werden Sie steuern. Was ist Ihnen lieber? Ganz sich nicht die zweite Variante. Selbstmanagement ist als die Kompetenz zu verstehen, unsere persönliche und berufliche Entwicklung aus eigener Kraft zu gestalten. Und das weitgehendst unabhängig von äußeren Einflüssen, die täglich auf uns einwirken.

Gutes Selbstmanagement zeigt sich daran, wie wir in der Lage sind,

  • uns sinnvolle Ziele zu setzen und
  • welche Strategien zur Zielerreichung wir dafür aus eigener Kraft entwickeln.

Zum guten Selbstmanagement gehört auch ein gutes Zeitmanagement

  • Sie lernen wichtige Dinge von wenigen wichtigen schneller zu unterscheiden.
  • Sie werden wichtige Aufgaben von den nur dringlichen besser unterscheiden können.
  • Sie sind in der Lage, den zu bewältigenden Herausforderungen und Aufgaben die richtigen Prioritäten zuzuordnen. Damit entlasten Sie sich vor ungesundem Stress und bündeln Ihre Kräfte für die Erledigung der wirklich wichtigen Aufgaben.

Gelungenes Zeitmanagement, Tipps 17 + 18

Zeitmanagement, Tipps 17 + 18

17. Setzen Sie sich für jede Aufgabe Zeitlimits

Sie werden ganz schnell feststellen, dass allein dadurch die Aufgabe zügiger erledigt wird. Ein Telefonat mit einem Kunden muss nicht endlos lange dahinwabern. Auch in kurzer, kompakter Form können Sie kundenorientiert und höflich mit dem Kunden kommunizieren. Ein Kundenbesuch muss von seiner Dauer her nicht den Ereignissen überlassen werden. Wenn Sie sich ein realistisches Zeitlimit setzen, dann agieren Sie unbewusst zielorientierter.

18. Kombinieren Sie elektronische und analoge Arbeitssmittel

Elektronische Medien (Smartphones,Tablets) stellen für einige Zeitgenossen die einzigen Werkzeuge dar. Es ist aber nicht unbedingt sinnvoll, nur damit zu arbeiten und auf Papier und Stift gänzlich zu verzichten. Denn in der Flexibilität sind Papier und Stift unübertroffen. Gehirnforscher behaupten, dass das Schreiben mit der Hand die Kreativität fördert und die Gehirnleistung stärker verbessert als das Bedienen des Tablets.

18 Tipps für ein gelungenes Zeitmanagement, 14 – 16

Zeitmanagement: Tipps 14 – 16

14.Reservieren Sie Zeit für Pausen und Regeneration.

Die Zeiten zum Entspannen und Regenerieren sollten auch geplant werden. Nur so werden Sie sie einhalten. Pausen bringen Ihnen wieder Kraft und die notwendige Konzentration. Wenn Sie wie ein Getriebener Nonstop arbeiten, dann produzieren Sie Fehler, ohne das Sie es merken.Reservieren Sie Zeit für Planung, Vorbereitung, Weiterbildung.

15. Planen Sie Ihren Tag am Vorabend.

Dann sind Sie auf den nächsten Tag gut eingestellt. Planung kostet zunächst einmal Zeit, dafür aber sparen aber das doppelte oder mehr wieder ein, weil Sie strukturierter agieren. Der Zeitraum für Weiterbildung muss festgelegt werden,sonst wird es nie etwas. Am leichtesten funktioniert das, wenn Sie Ihre Weiterbildungsaktivitäten in kleinen Portionen aufteilen und täglich daran arbeiten. Zum Beispiel können Sie täglich zu festen Zeiten an der Verbesserung einer Fremdsprache arbeiten. Wenn es nur 15 Minuten sind, ist es dennoch effektiv, weil Sie es permanent machen.

16. Suchen Sie immer nach Alternativen: Wie ist diese Arbeit besser, schneller, einfacher zu erledigen.

Seien Sie offen für neue Ideen, prüfen und testen Sie neue Arbeitstechniken. Überlegen Sie, ob mache Tätigkeiten auch in einer weniger aufwändigen Form erledigt werden können. Überprüfen Sie Ihre Arbeitsgewohnheiten des Berufsalltags mal aus der Sicht eines externen Unternehmensberaters. Was würde er Ihnen vorschlagen?

18 Tipps für ein gelungenes Zeitmanagement, 11 – 13

Zeitmanagement, Tipps 11 – 13

11. Setzen Sie sich Termine und Limits für die Erledigung Ihrer Aufgaben.

Erfolgreiche Geschäftsleute wissen, dass Verfehlen von Limits und Nichteinhaltung von Terminen das klassische Misserfolgstraining ist. Aus reiner Selbstachtung ist es sinnvoll, selbstgesetzte Termine auch konsequent einzuhalten. Definieren Sie für eine Aufgabe ein Zeitlimit und bestimmen Sie, wann sie erledigt ist. Wenn Sie voll dahinterstehen, dann halten Sie das auch ein.

12. Prüfen und entscheiden Sie, welche Aufgaben Sie nicht erledigen werden / brauchen.

Sind Sie Führungskraft geworden, um alles besser zu wissen und alles selber zu machen? Recherchieren Sie mal: Was kann ein anderer besser, schneller, leichter machen?

13. Reservieren Sie ungestörte Zeiträume für wichtige Arbeiten.

Ablenkungen und Störungen verursachen Fehler und Zeitverluste. Wenn Sie eine wichtige Ausarbeitung machen wollen und berechnen die dafür notwendige Zeit auf 60 Minuten, dann brauchen Sie bei Störungen und Unterbrechungen 180 Minuten. Nach jeder Störung oder Unterbrechung müssen Sie sich wieder in das Thema hineindenken. Sie produzieren also permanent neue Rüstzeiten.

 

18 Tipps für ein gelungenes Zeitmanagement, 7 – 10

Tipps 7 – 10

7. Planen Sie schriftlich

Der Kopf ist eine Art von Sieb! Sie vergessen schneller, als es Ihnen lieb ist. Durch das Aufschreiben der Ziele machen Sie einen Vertrag mit sich selbst. Sie fühlen sich stärker verpflichtet, die aufgeschriebenen Ziele zu realisieren.

8. Übertragen / terminieren Sie unerledigte Aufgaben nach A,B,C

Es kommt darauf an, möglichst wenige unerledigte Aufgaben mit sich herum zu schleppen. Denn die Belastung, die dadurch unbewusst auf Sie wirkt, lähmt Ihre Kraft.

9. Definieren Sie Ziele / Resultate und keine Tätigkeiten

Hüten Sie sich vor ergebnisneutralen Aktivitäten. Sie gehen nicht zur Arbeit, um beschäftigt zu sein, sondern um Aufgaben zu erledigen. Am besten die, die Ihrer Zielerfüllung dienen.

10. Planen Sie genaue, realistische Zeitvorgaben

Gewöhnen Sie sich an, den zeitlichen Aufwand für wiederkehrende Tätigkeiten zu messen. Das ist ein Baustein für eine realistische Zeitplanung. Trainieren Sie Ihr Gefühl, Zeiten realistisch zu bestimmen. Wenn Sie das jeden Tag bewusst machen, werden Sie relativ schnell in der Lage sein, Zeiten realistisch zu planen.

18 Tipps für ein gelungenes Zeitmanagement, 4 – 6

Tipps 4 – 6

4. Setzen Sie Prioritäten, A B C.

Damit Sie immer an den wichtigen Aufgaben arbeiten. Es kommt nicht darauf an, viele Aufgaben zu erledigen, sondern die richtigen Aufgaben. Das sind die Dinge, die Sie Ihren Zielen entscheidend näherbringen. Verzetteln Sie sich nicht in Nebensächlichkeiten und ziellosen Aktionismus.

5. Führen Sie angefangene Arbeiten konsequent zu Ende.

Nicht beendete Arbeiten sind wie eine offene Baustellen, sie stressen und bremsen die Motivation. Nehmen Sie sich lieber etwas weniger vor, erledigen das aber konsequent.

6. Planen Sie nur den Arbeitsumfang, den Sie realistisch erledigen können.

Seien Sie pragmatisch und ehrlich zu sich selbst. Wenn Sie sich mit Aufgaben überfordern, dann erzeugt das nur Frust. Denn die Differenz von dem was Sie erreicht haben zu dem, was Sie erreichen wollten ist zu groß (Kognitive Dissonanz).

18 Tipps für ein gelungenes Zeitmanagement

Tipps 1 – 3

  1. Verplanen Sie nur ca. 60% Ihrer Arbeitszeit.

    Wenn Sie idealerweise am Vorabend Ihren Arbeitstag planen, dann können Sie nicht wissen, was morgen an Unerwartetem und Unbekanntem auf Sie zukommt. Sie müssen auch einen Freiraum für spontane Aufgaben haben. Prioritäten können sich verändern. Was heute B ist kann morgen zum A werden.

  2. Dokumentieren Sie, wie Sie Ihre Zeit verbringen.

    Führen Sie eine Art Tagesreport. Das hilft Ihnen zu erkennen, welche Arbeiten welchen Zeitbedarf haben und wo die Zeitdiebe lauern. Sie stellen auch fest, ob Sie wirklich an den Aufgaben arbeiten, die für Sie eine hohe Priorität haben. Oder ob Sie nur aktiv waren.

  3. Bevor Sie loslegen: verschaffen Sie sich am Anfang immer einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben.

    Gewöhnen Sie sich eine solide Arbeitsvorbereitung an, wie in der Produktion. Das spart Ihnen Zeit, weil Sie strukturierter arbeiten werden.

Zeitmanagement: Zielsetzung

Zielsetzung

Ohne eine klare Zielsetzung funktioniert kein Zeitmanagement.

Ziele sind Vorstellungen von Ihrer Zukunft.

  • Ziele sind nur Ziele, wenn sie klar formuliert, terminiert und schriftlich festgelegt sind.
  • Für die Realisierung Ihrer Ziele sind Sie bereit, etwas zu tun, sich anzustrengen.
  • Wenn nicht, dann sind es keine Ziele, sondern nur Wünsche. Wünsche (unerfüllte) haben die meisten Menschen.
  • Ziele motivieren, geben Schubkraft.
  • Zielsetzung bedeutet: Konzentration Ihrer Kräfte und Aktivitäten auf das, was Sie erreichen wollen.
  • Ziele setzen Sie sich bewusst – dann bestimmen auch Ihre unbewussten Kräfte Ihre Aktivitäten.
  • Schriftliche Ziele prägen sich visuell ein und werden nicht vergessen.

Fragen Sie sich immer:

Bringt mich das, was ich im Moment tue, meinen Zielen einen Schritt näher?

Zeitmanagement: 72 Stunden Regel

Die 72-Stunden-Regel

Die 72 Stunden Regel bedeutet: Wenn wir uns ein Ziel setzen, müssen wir den ersten Schritt zur Zielerreichung innerhalb der nächsten 72 Stunden beginnen.

Machen wir das nicht, reduziert sich die Chance, das Ziel zu erreichen dramatisch auf ca. 1%. Unsere eigene Trägheit und mangelnde Entschlossenheit stehen uns ungefragt gerne im Weg.

Der erste Schritt zu unserer Zielerreichung ist wie das Anlegen eines Trampelpfades. Unser Unbewusstsein nutzt Trampelpfade. Je mehr sie benutzt werden, umso mehr orientiert sich das Unterbewusstsein daran und steuert uns. Nicht genutzte Trampelpfade wachsen schnell wieder zu. Unsere Vorsätze verlieren ihre Sogkraft und lösen sich im Wohlgefallen auf.

Zeitmanagement: Prioritäten setzen

So funktioniert die A B C – Analyse zum Setzen von Prioritäten

A – Aufgaben

Die wichtigsten Aufgaben mit dem höchsten Wert für Ihre Zielerreichung. Selbst wenn Sie nichts anderes mehr erledigen konnten, haben Sie dennoch an dem Wichtigsten gearbeitet. A – Aufgaben sind wichtig und dringlich und müssen von Ihnen selbst und sofort erledigt werden.

B – Aufgaben

Wichtige Aufgaben mit hohem Wert für die Zielerreichung. B – Aufgaben sind wichtig, aber oft nicht so dringlich. Als Manager bieten sich einige B – Aufgaben zur Delegation an.

C – Aufgaben

Weniger wichtige bis unwichtige Aufgaben. C – Aufgaben sind oft dringlich und verleiten dazu, sie vor A oder B zu erledigen. Damit tappen Sie in die Dringlichkeitsfalle, weil Sie Dinge vorziehen, die Ihnen wenig bringen, aber wertvolle Zeit kosten. C –Aufgaben werden erst dann erledigt, wenn alle A und B abgearbeitet sind!