Können wir wirklich Zeit sparen?

Zeit kann man nicht sparen, Zeit muss man sich nehmen

Sie können keine Zeit sparen! Der Tag wird immer 24 Stunden haben. Sie können die Stunden nicht kürzer machen. Deshalb ist der Wunsch, Zeit zu sparen sachlich unsinnig.  Sie haben aber die Möglichtkeit, sich für bestimmte Aufgaben Zeit zu nehmen. Es ist Ihre Entscheidung, für welche Aktivitäten Sie sich Zeit nehmen und welche Aktivitäten weniger Zeit zugeteilt bekommen. Das alles hängt von der Qualität und Alltagstauglichkeit Ihres Selbstmanagements ab.

Beachten Sie diese 6 Punkte bei Ihrem Zeitmanagement

  1. 80% der wichtigsten Ergebnisse des Arbeitstages werden mit nur 20% des Aufwandes erreicht. Welche Ergebnisse sind das bei Ihnen?
  2. Perfekt sein zu wollen ist nicht unbedingt erstrebenwert. Der Wunsch nach Perfektion ist ein vergeblicher Kampf gegen einen übermächtigen Gegner. Stress und Burnout kann das Resultat sein. Und Zeitverlust!
  3. Ohne eine klare Zielsetzung funktioniert kein Zeitmanagement. Studien beweisen, dass die Menschen, die ihre Ziele schriftlich formuliert haben, eine fast 30% höherer Wahrscheinlichkeit haben, diese Ziele zu erreichen, als die, die ihre Ziele nur gedanklich festgehalten haben.
  4. Die 72 Stundenregel bedeutet: Wenn wir uns ein Ziel setzen, müssen wir den ersten Schritt zur Zielerreichung innerhalb der nächsten 72 Stunden beginnen.
  5. „Wo ist nur meine Zeit geblieben?“ Diese Frage am Ende eines Arbeitstages sollten Sie beantworten können. So gut muss Ihr Zeitmanagement sein. Eine Zeitverlustanalyse deckt Ihre aktuellen Schwächen in Ihrer Arbeitsweise auf. Sie erkennen sehr schnell, welche Dinge Sie ändern müssen, um Zeitverluste zu minimieren.
  6. Setzen Sie sich für jede Aufgabe Zeitlimits

 

Wo ist nur die Zeit geblieben?

Zeit ist das kostbarste Gut

Allerdings handeln die meisten berufstätigen Menschen so, als wenn genug Zeit da wäre. Sie vergessen immer wieder, das jede vergeudete Miute unwiederbringlich verloren ist. Erst wenn es zu spät ist, wird uns bewusst, wie leichtfertig wir unsere wertvolle Zeit verschwendet haben.

Sie können aktiv dagegen steuern

Wenn Sie wirklich wollen! Geben Sie der Zeit den Stellenwert in Ihrem Leben, der ihr zusteht. Zeit ist Priorität A! Analysieren Sie Ihr Zeitverhalten. Stellen Sie fest, wo und warum Sie wertvolle Zeit vergeuden.

An diesen 12 Punkten erkennen Sie, dass Ihr Zeitmanagement falsch ist:

  1. Ich habe zu viele offene, nicht abgeschlossene Vorgänge (offene Baustellen).
  2. Ich will immer alles auf einmal erledigen. Das stresst mich.
  3. Ich neige zur Hast und Ungeduld in der Tagesarbeit. Oft fühle ich mich gehetzt.
  4. Mein Schreibtisch ist voller Papier und anderer Gegenstände. Ich habe keine Zeit zum Aufräumen.
  5. Ich nehme mir selten Zeit, meinen Tag schriftlich zu planen. Am Abend frage ich mich, wo nur meine Zeit geblieben ist.
  6. Zuerst erledige ich alle einfachen Vorgänge, danach die wichtigen. Dabei komme ich bei der Erledigung der wichtigen Aufgaben unter Zeitdruck.
  7. Ich unterscheide nicht immer, ob ein Vorgang nur dringlich oder auch wichtig ist. Ich bin immer erleichtert, wenn etwas erledigt ist.
  8. Ich habe den Drang, alles unter Kontrolle haben zu müssen. Delegieren fällt mir schwer.
  9. Mein Ablagesystem ist nicht optimal. Ich verliere zu viel Zeit, Vorgänge zu suchen.
  10. Ich werde in meiner Arbeit immer wieder gestört. Dauernd will einer was von mir.
  11. Ich bin immer mobil erreichbar, weil ich Angst habe, dass mir etwas entgeht.
  12. Ich nehme mir kaum Zeit um etwas zu dokumentieren, weil ich mich auf mein Gedächtnis verlasse.

Unvorbereitete Verhandlungsteilnehmer sind Zeitdiebe

Gehen sie mit gutem Beispiel voran

Unvorbereitete Verhandlungsteilnehmer sind ein Bremsklotz, weil sie vielen Themen nicht folgen können und überflüssige Fragen stellen. Deshalb gehen Sie mit gutem Beispiel voran und bereiten Sie sich immer umfassend auf Ihre Verhandlungen vor.

  1. Besorgen sie sich alle Daten und Fakten über die Personen, die an der Verhandlung teilnehmen.
  2. Versuchen Sie im Vorfeld herauszufinden, mit welchen Charakteren Sie es zu tun haben werden. Was deren Besonderheiten (Eigenheiten) sind (kooperativ, aggressiv, Nörgler, konstruktiv, Besserwisser, Analytiker).
  3. Ideal ist, wenn Sie rechtzeitig allen Verhandlungsteilnehmern eine Themenübersicht zukommen lassen können, mit deren Hilfe die sich auf die Verhandlung vorbereiten können.
  4. Liefern Sie, so weit dies möglich ist, wichtige Zahlen/Fakten und erläutern Sie bestimmte Verfahren, damit diese Punkte nicht überraschend in der Verhandlung auftauchen und viele Teilnehmer nichts damit anzufangen wissen. Dann entstehen nur unnötige Diskussionen aufgrund von Unkenntnis.

Nur so gelingt eine Verhandlung oder ein Meeting

Es ist die Aufgabe eines guten Verhandlungspartners, vorbildlich sich vorzubereiten und auch die Verhandlungsteilnehmer im Vorfeld zu animieren, es ebenso zu machen. Dann erst ist die Grundlage für einen zügigen Verhandlungsverlauf und ein vernünftiges Verhandlungsergebnis gegeben.

Literatur

Klauen Sie sich selbst die Zeit?

Registrieren Sie die Störungen, die von Ihnen selbst verursacht wurden

Das sind die 4 Unterbrechungen, mit denen Sie sich selbst die Zeit klauen

  1. Haben Sie Ihre Arbeit unterbrochen, weil Ihnen plötzlich etwas eingefallen ist, dass Sie jetzt unbedingt aufgreifen mussten?
  2. Haben Sie Ihre Arbeit unterbrochen, weil Sie ein Schwätzchen halten wollten?
  3. Haben Sie Ihre Arbeit unterbrochen, weil nur schnell mal Im Facebook nachschauen wollten?
  4. Haben Sie Ihre Arbeit unterbrochen, weil Sie unmotiviert waren, keine Lust gehabt haben?

Welche Unterbrechungen waren notwendig?

Was können Sie verändern, um die nicht notwendigen Unterbrechungen in der Zukunft zu vermeiden?

Packen Sie es an!

Multitasking ist Unsinn

Wir sind keine Maschine

Die Effizienz beim gleichzeitigen Erledigen unterschiedlicher Aufgaben sinkt gravierend im Vergleich zur seriellen Bearbeitung. Das beweisen mittlerweile viele wissenschaftliche Studien. Das Resultat von Multitasking sind Fehler, Unaufmerksamkeit und Stress. Das erklärt, warum die Nutzung des Handys beim Autofahren so gefährlich ist.

Erfolgreiche Menschen konzentrieren sich auf das, was zu erledigen ist. Sie erledigen immer nur eine Aufgabe und verzetteln sich nicht, indem sie abschweifen oder Ablenkungen zulassen.

Wenn unser PC mehrere Dinge gleichzeitig tun kann, ist das kein Argument dafür, dass wir multitaskingfähig sein müssen.

Wir sind keine Maschine. Fest steht, dass wir keine schwierige und komplexe Aufgabe erledigen können, wenn wir Ablenkungen zulassen (Musik, E-Mails, Anrufe, Fernsehen, Gespräche, Störungen).

Zeitmanagement: 14 Thesen

Die wichtigsten 14 Punkte des Zeitmanagements

  1. Sie können keine Zeit sparen, Sie können sich aber Zeit nehmen. Das alles hängt von der Qualität und Alltagstauglichkeit Ihres Selbstmanagements ab.
  2. Das bedeutet, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Aufwandes erreicht werden.
  3. Perfekt sein zu wollen ist ein vergeblicher Kampf gegen einen übermächtigen Gegner. Stress und Burnout kann das Resultat sein.
  4. Ohne eine klare Zielsetzung funktioniert kein Zeitmanagement.
  5. Studien beweisen, dass die Menschen, die ihre Ziele schriftlich formuliert haben, eine fast 30% höherer Wahrscheinlichkeit haben, diese Ziele zu erreichen, als die, die ihre Ziele nur gedanklich festgehalten haben.
  6. Die 72 Stundenregel bedeutet: Wenn wir uns ein Ziel setzen, müssen wir den ersten Schritt zur Zielerreichung innerhalb der nächsten 72 Stunden beginnen. Sonst wird es nichts.
  7. Von der Arbeitsmenge her, repräsentieren A-Aufgaben maximal 20%. Sie sind aber zu 80% entscheidend für Ihre Zielerreichung (Pareto-Prinzip).
  8. Wenn es nicht anders geht, bleiben C- Aufgaben auch einmal unerledigt.
  9. „Wo ist nur meine Zeit geblieben?“ Diese Frage am Ende eines Arbeitstages sollten Sie beantworten können.
  10. Eine Zeitverlustanalyse deckt Ihrer aktuellen Schwächen in Ihrer Arbeitsweise auf. Sie erkennen sehr schnell, welche Dinge Sie ändern müssen, um Zeitverluste zu minimieren.
  11. Prüfen und testen Sie neue Arbeitstechniken.
  12. Die Erledigung der wichtigsten 3 Zeitdiebe bringt Ihnen schon einen spürbaren Zeitgewinn.
  13. Setzen Sie sich für jede Aufgabe Zeitlimits
  14. Gehirnforscher behaupten außerdem, dass das Schreiben mit der Hand die Kreativität und die Gehirnleistung stärker fördert als das Handling mit dem PC oder Tablet.

Mit Selbstmanagement Belastung und Zeitdruck eliminieren

Der Wahn von der Unverzichtbarkeit

Der überbeschäftigte und unverzichtbare Manager, der im Urlaub am Strand von Teneriffa immer sein Handy dabei hat und auf jeden Anruf wie ein Eichelhäher reagiert, ist nicht professionell. Er passt nach den heutigen Maßstäben nicht mehr in die Zeit. Er ist weder in der Arbeit, noch im Urlaub. Er ist ein Gehetzter von äußeren Einflüssen und Ereignissen. Er bestimmt nicht, er wird bestimmt!

Durchdachtes Selbstmanagement

Selbst in einem Beruf mit starker Belastung und Zeitdruck, können wir mit einem durchdachten Selbstmanagement im Privatleben entspannter werden. Wir lernen mit der Zeit, dass es den richtigen Zeitpunkt für die Erledigung bestimmter Aufgaben gibt. Wir werden besser schlafen oder weniger häusliche Konflikte produzieren.

Selbstmanagement: Selbststeuerung statt Fremdsteuerung

Warum ist Selbststeuerung so entscheidend?

„Suche nicht andere, sondern dich selbst zu übertreffen.“ Cicero

Selbststeuerung oder Fremdsteuerung

Es ist ganz einfach: Entweder Sie steuern und managen sich, oder andere Menschen und Ereignisse werden Sie steuern. Was ist Ihnen lieber? Ganz sich nicht die zweite Variante. Selbstmanagement ist als die Kompetenz zu verstehen, unsere persönliche und berufliche Entwicklung aus eigener Kraft zu gestalten. Und das weitgehendst unabhängig von äußeren Einflüssen, die täglich auf uns einwirken.

Gutes Selbstmanagement zeigt sich daran, wie wir in der Lage sind,

  • uns sinnvolle Ziele zu setzen und
  • welche Strategien zur Zielerreichung wir dafür aus eigener Kraft entwickeln.

Zum guten Selbstmanagement gehört auch ein gutes Zeitmanagement

  • Sie lernen wichtige Dinge von wenigen wichtigen schneller zu unterscheiden.
  • Sie werden wichtige Aufgaben von den nur dringlichen besser unterscheiden können.
  • Sie sind in der Lage, den zu bewältigenden Herausforderungen und Aufgaben die richtigen Prioritäten zuzuordnen. Damit entlasten Sie sich vor ungesundem Stress und bündeln Ihre Kräfte für die Erledigung der wirklich wichtigen Aufgaben.

Literaturtipps

Selbstmanagement: So wichtig ist das

Warum ist Selbstmanagement so entscheidend

„Suche nicht andere, sondern dich selbst zu übertreffen.“ Cicero

Selbststeuerung oder Fremdsteuerung

Es ist ganz einfach: Entweder Sie steuern und managen sich, oder andere Menschen und Ereignisse werden Sie steuern. Was ist Ihnen lieber? Ganz sicher nicht die zweite Variante. Selbstmanagement ist als die Kompetenz zu verstehen, unsere persönliche und berufliche Entwicklung aus eigener Kraft zu gestalten. Und das weitgehendst unabhängig von äußeren Einflüssen, die täglich auf uns einwirken.

Gutes Selbstmanagement zeigt sich daran, wie wir in der Lage sind, uns sinnvolle Ziele zu setzen und welche Strategien zur Zielerreichung wir dafür aus eigener Kraft entwickeln.

Zum guten Selbstmanagement gehört auch ein gutes Zeitmanagement. Sie lernen wichtige Dinge von wenigen wichtigen schneller zu unterscheiden. Sie sind in der Lage, den zu bewältigenden Herausforderungen und Aufgaben die richtigen Prioritäten zuzuordnen.

Literaturtipps

Gelungenes Zeitmanagement, Tipps 17 + 18

Zeitmanagement, Tipps 17 + 18

17. Setzen Sie sich für jede Aufgabe Zeitlimits

Sie werden ganz schnell feststellen, dass allein dadurch die Aufgabe zügiger erledigt wird. Ein Telefonat mit einem Kunden muss nicht endlos lange dahinwabern. Auch in kurzer, kompakter Form können Sie kundenorientiert und höflich mit dem Kunden kommunizieren. Ein Kundenbesuch muss von seiner Dauer her nicht den Ereignissen überlassen werden. Wenn Sie sich ein realistisches Zeitlimit setzen, dann agieren Sie unbewusst zielorientierter.

18. Kombinieren Sie elektronische und analoge Arbeitssmittel

Elektronische Medien (Smartphones,Tablets) stellen für einige Zeitgenossen die einzigen Werkzeuge dar. Es ist aber nicht unbedingt sinnvoll, nur damit zu arbeiten und auf Papier und Stift gänzlich zu verzichten. Denn in der Flexibilität sind Papier und Stift unübertroffen. Gehirnforscher behaupten, dass das Schreiben mit der Hand die Kreativität fördert und die Gehirnleistung stärker verbessert als das Bedienen des Tablets.