Verhandlungstechnik: Mehr fragen, weniger reden

Zu viele Redebeiträge machen unsympathisch

Einige Verhandlungsteilnehmer glauben, dass die Anzahl der eigenen Redebeiträge eine positiv steuernde Wirkung auf die Verhandlung haben. Das ist ein Irrglaube! Das ständige Reden zwingt sie vielmehr, sich permanent mit sich zu beschäftigen, um die passenden Formulierungen zu finden. Wenn der Mensch primär mit sich selbst beschäftigt ist, kann er sich nicht richtig auf andere konzentrieren. Dadurch versäumt er viele nützliche Informationen. Außerdem erweckt so ein dominantes Verhalten Misstrauen und Abneigung („Schwätzer, Selbstdarsteller.“).

Fragen steuern die Verhandlung

Ganz im Gegenteil haben die Verhandlungsteilnehmer, die viele offenen Fragen stellen, einen stärkeren Einfluss auf den Verhandlungsverlauf.

Verhandlungsteilnehmer, die mit Fragen steuern, bestimmen nicht nur die Themen und lenken die Diskussion, sie lernen auch die Denkstruktur der anderen Verhandlungspartner besser kennen. Mit diesem Wissen können sie sich noch treffender auf sie einstellen.

Offene Fragen ermuntern nicht nur zu ausführlichen Antworten, sie zeichnen den Fragenden darüber hinaus als einen interessierten, verständnisvollen Gesprächspartner aus. Er wird als einer empfunden, der sich für die Meinung der anderen Menschen interessiert.

Den meisten Menschen fällt es ohnehin leichter zu reden, als konzentriert zuzuhören.

Nutzen Sie das. Indem Sie andere Menschen zum Reden bringen, öffnen diese sich dabei auch leichter und fühlen sich wohl. Sie erhalten als Zuhörer viele wertvolle Informationen, die Sie für Ihre Strategie und Argumentation verwerten können. Das ist für den Erfolg einer Verhandlung nur zielführend.

Literatur

Verhandlungstechnik: Klar und verständlich argumentieren

Argumentieren Sie klar und verständlich

6 Tipps für eine zielgerechte Kommunikation in der Verhandlung

  1. Eiern Sie nicht herum! Formulieren Sie Ihre Beiträge klar, prägnant und für alle Verhandlungsteilnehmer verständlich.
  2. Benutzen Sie visuelle Hilfen (Flipchart, Grafiken), Anwendungsbeispiele und Gegenstände, damit Ihre Botschaft vollständig ankommt.
  3. Reden Sie nicht zu schnell und bauen Sie Augenkontakt zu allen Teilnehmern auf, damit sich jeder von Ihnen angesprochen fühlt. Vernachlässigen Sie hierbei keinen Teilnehmer (meist die Stillen, unscheinbar wirkenden), damit sich bei denen durch die empfundene Nichtbeachtung keine Ablehnung gegen Sie aufbaut („Der beachtet mich ja nicht!“).
  4. Untermauern Sie Ihre Standpunkte mit griffigen Storys aus der Praxis, zu denen die Verhandlungsteilnehmer Bezug haben.
  5. Es kommt nicht darauf an, möglichst viel Schlaues und Fachchinesisches von sich zu geben, um andere mit seiner Kompetenz beeindrucken zu wollen.
  6. Allein entscheidend ist es, wie vollständig Ihre Informationen ankommen und wie sie von allen Teilnehmern verstanden werden.

Literatur

Verhandlungstechnik: Wer sitzt wo?

Sitzordnung ist kein Zufall

Frontal

Wenn Sie zu einer Verhandlung eingeladen werden und stellen fest, dass die Gegenseite geschlossen Ihnen (Ihrem Team) gegenüber sitzt, können Sie davon ausgehen, dass damit eine konfrontative Situation symbolisiert wird. Sie können mit harten Attacken rechnen. Findet die Verhandlung an einem rechteckigen Tisch statt, dann ist oft die Person, die am Kopfende sitzt, ranghöher als die anderen. Oft sitzt auch der 2. Mann direkt daneben. Die Sitzordnung bei Gericht zum Beispiel repräsentiert eine eindeutige Rangordnung: Der Richter sitzt dem Angeklagten und dessen Anwalt immer gegenüber. Und er sitzt meist höher. Das Höhersitzen zeigt, wer hier die Macht ausübt und den Ton angibt.

Im Geschäftsleben gibt es diese eindeutigen, sichtbaren Machtdemonstrationen nicht, oder sie ist nicht so offen erkennbar. Aber es kann immer mal vorkommen, dass ein Verkäufer einem Einkäufer gegenübersitzt und einen Sessel zugewiesen bekommt, der niedriger ist. Er muss ständig zu seinem Verhandlungspartner aufschauen.

Bewusste Platzwahl

Achten Sie bei der Platzwahl darauf (sofern Sie das beeinflussen können), dass sich die beiden Teamleiter oder Chefs gegenüber sitzen. Haben Sie die Möglichkeit, in die Sitzordnung einzugreifen, versuchen Sie eine geschlossene Front der Gegenseite aufzubrechen. Dies gelingt, indem Sie eigene Mitarbeiter dazwischen platzieren.

Über Eck oder runder Tisch

Sitzen Sie alle am runden Tisch, so signalisiert Ihr Verhandlungspartner, der den Verhandlungsort bestimmt hat, dass er an einer einvernehmliche Lösung interessiert ist. Alle Teilnehmer werden als gleichberechtigt betrachtet.

Die Ritter der Tafelrunde in der König Artus-Sage saßen an einem runden Tisch, damit keiner einen privilegierten Platz haben sollte.

Der runde Tisch ist mittlerweile ein Symbol für eine konstruktive Verhandlungsumgebung geworden, vor allem in der Politik (Deutsche Wiedervereinigung).

Sitzen sich die Verhandlungspartner über Eck gegenüber, so ist das ebenfalls eine entspannte Positionierung. Sie hat zusätzlich noch den Vorteil, dass Sie dem anderen leichter etwas zeigen können (Diagramme, Zeichnungen, Statistiken), ohne dass Sie dabei den Text verkehrt herum lesen oder gar um den Tisch herumgehen müssen.

Buchbestellung

Unvorbereitete Verhandlungsteilnehmer sind Zeitdiebe

Gehen sie mit gutem Beispiel voran

Unvorbereitete Verhandlungsteilnehmer sind ein Bremsklotz, weil sie vielen Themen nicht folgen können und überflüssige Fragen stellen. Deshalb gehen Sie mit gutem Beispiel voran und bereiten Sie sich immer umfassend auf Ihre Verhandlungen vor.

  1. Besorgen sie sich alle Daten und Fakten über die Personen, die an der Verhandlung teilnehmen.
  2. Versuchen Sie im Vorfeld herauszufinden, mit welchen Charakteren Sie es zu tun haben werden. Was deren Besonderheiten (Eigenheiten) sind (kooperativ, aggressiv, Nörgler, konstruktiv, Besserwisser, Analytiker).
  3. Ideal ist, wenn Sie rechtzeitig allen Verhandlungsteilnehmern eine Themenübersicht zukommen lassen können, mit deren Hilfe die sich auf die Verhandlung vorbereiten können.
  4. Liefern Sie, so weit dies möglich ist, wichtige Zahlen/Fakten und erläutern Sie bestimmte Verfahren, damit diese Punkte nicht überraschend in der Verhandlung auftauchen und viele Teilnehmer nichts damit anzufangen wissen. Dann entstehen nur unnötige Diskussionen aufgrund von Unkenntnis.

Nur so gelingt eine Verhandlung oder ein Meeting

Es ist die Aufgabe eines guten Verhandlungspartners, vorbildlich sich vorzubereiten und auch die Verhandlungsteilnehmer im Vorfeld zu animieren, es ebenso zu machen. Dann erst ist die Grundlage für einen zügigen Verhandlungsverlauf und ein vernünftiges Verhandlungsergebnis gegeben.

Literatur

Verhandlungstechnik: Der Weg zum Ergebnis

Der richtige Zeitpunkt für die Einigung

  1. Den richtigen Zeitpunkt einer Einigung zu registrieren ist wichtig, denn oft wird er verpasst, und die Parteien ergehen sich in Schwafeleien bis plötzlich ein Detail hochkommt, das ein bereits erzieltes Verhandlungsergebnis wieder gefährdet.
  2. Der schnelle Wechsel in der Körperhaltung oder in der Tonlage des Verhandlungspartners hat fast immer eine Bedeutung. Der plötzliche Wechsel zu einem konzentrierten, offeneren Blickkontakt des Verhandlungspartners signalisiert echtes Interesse.
  3. Jeder Sachverhalt wird durch die individuellen Wahrnehmungsvarianten der verhandlungsteilnehmer unterschiedlich registriert. Das bedeutet: Wenn das Verhandlungsergebnis von allen Teilnehmern gleich interpretiert wird, ist das noch keine Garantie, dass es genau so umgesetzt wird.
  4. Der Umsetzungsplan sollte direkt am Ende einer Verhandlungsrunde verabschiedet werden.
  5. Seien Sie bis zum Schluss wachsam und gehen Sie ruhig davon aus, dass es auch in scheinbar leichten Situationen Ereignisse geben wird, die Sie völlig überraschend vor ein Problem stellen können.

Verhandlungstechnik: So wehren Sie sich gegen Provokationen

Angriffe und Provokationen elegant abfedern

  1. Voraussetzung für ein sicheres und beherrschtes Auftreten ist, dass sich der Mensch durch permanente Selbstbeobachtung dazu qualifiziert, seine Gefühle in bestimmten Situationen zu erkennen. Das nennt sich emotionale Intelligenz.
  2. Gefühle, die wir nicht bewusst kontrollieren können, reduzieren unsere geistige Beweglichkeit und unser Leistungsvermögen.
  3. Als geschickter Verhandler müssen Sie die Festlegung der Gegenseite argumentativ wieder aufweichen, sonst ist die Verhandlung vorbei.
  4. Nutzen Sie die Technik der Umformulierung.
  5. Was gut ist und was schlecht, wird nicht durch die Sache oder das Ereignis selbst bestimmt, sondern vielmehr davon, wie wir dazu stehen. Betrachten Sie eine andere Wertung der Sachlage durch die individuelle Sichtweise des Verhandlungspartners nicht als Angriff auf Ihre Standpunkte.
  6. Bevor der Verhandlungsteilnehmer die echten Motive der anderen nicht richtig deuten kann, kann er auch nicht die treffenden Argumente bilden.
  7. Es gibt meist 2 Gründe, warum ein Kunde sich für ein Angebot entscheidet, oder ein Verhandlungsteilnehmer für einen Vorschlag. Den ersten Grund nennt er, den zweiten Grund verschweigt er zunächst.
  8. Ist die Beziehung zwischen den Verhandlungspartnern gestört, muss erst der Grund der Störung erkannt und angesprochen werden, sonst kommen beide in der Sache nicht weiter. Argumente werden in einer gestörten Atmosphäre nur unvollständig oder stark gefiltert wahrgenommen.
  9. Überhören ist in einigen Fällen die beste Reaktion auf Provokationen.

 

Verhandlungstechnik: Geben und nehmen

Geben und Nehmen

  1. Das Gesetz der Reziprozität motiviert uns dazu, uns für eine erhaltene Gefälligkeit reflexartig revanchieren zu wollen.
  2. Bei einem anderen in der Schuld zu stehen, ist den meisten Menschen unangenehm.
  3. Der geschickte Verhandler sucht sich zunächst die Punkte heraus, bei denen er zu Zugeständnissen bereit ist, ohne zu große Einbussen zu erleiden.
  4. Das Prinzip einer guten Verhandlungstechnik ist es, etwas zu geben, um dafür etwas zu bekommen.
  5. Sich nicht festzulegen bedeutet, die Situation immer flexibel zu halten und mit unterschiedlichen Optionen zu agieren.
  6. Schwache Argumente ziehen die starken mit hinunter. Nicht viele Argumente, sondern die richtigen wählen.
  7. Wer wenig verlangt, bekommt noch weniger.
  8. Nutzen Sie die Erkenntnis der Reaktanztheorie.
  9. Arbeiten Sie mit nachprüfbaren Zahlen, quantifizieren Sie, wo es nur möglich ist.

Verhandlungstechnik: Das Win-Win-Prinzip

Agieren nach dem Win/Win-Prinzip

  1. Ein Verhandlungsergebnis ist nur dann erfolgreich und nachhaltig, wenn beide Seiten möglichst viel von Ihren zentralen Interessen durchbringen konnten.
  2. Je mehr Optionen, Alternativen Sie in die Verhandlung einbringen können, um so eher steuern Sie auf eine Win–Win–Situation zu.
  3. Während der Verhandlung ergeben sich immer gute Möglichkeiten, gemeinsam über die Voraussetzungen zum Erreichen der jeweiligen Ziele zu beraten.
  4. Stellen Sie Fragen: „Was müsste passieren, damit wir beide zu einem vernünftigen Resultat kommen?“

Verhandlungstechnik: Nicht dominant wirken

Verhandlung führen ohne dominant zu wirken

Im Geschäftsleben, wie auch privat, besteht der Erfolg im Umgang mit anderen Menschen darin, ihren Standpunkt zu verstehen.

  1. In einer Verhandlungssituation können Sie wertvolle Punkte machen, wenn Ihre Verhandlungspartner den Eindruck bekommen, dass Sie sich tatsächlich für ihre Meinungen interessieren und sich damit auch ernsthaft auseinander setzen.
  2. Verhandlungsprofis setzen fast doppelt so oft Fragen ein, wie die durchschnittlichen Verhandler.
  3. Wenn sich jemand rechtfertigt, wenn er mit für ihn unangenehmen Aussagen konfrontiert wird, wird das gerne als ein Zeichen von Schwäche gedeutet.
  4. Provokationen wirken manchmal recht amüsant und die Verlockung dazu ist ganz natürlich. Aber sie sind verletzend und regen zum Widerstand und zur Rache an.
  5. Nutzen sie die Macht des Schweigens. Sie suggeriert Selbstsicherheit und lässt die Wirkung Ihrer Argumente noch besser sacken.
  6. Fassen Sie von Zeit zu Zeit die bisher erzielten Zwischenergebnisse zusammen.
  7. Wenn der Verhandlungspartner in die Sackgasse geraten ist, wird er nicht mehr mit Sachargumenten agieren, sondern primär darauf bedacht sein, sein Gesicht zu wahren.
  8. Sollten Sie diese Reaktion bei Ihrem Verhandlungspartner feststellen, dann überlegen Sie, wie Sie ihm aus dieser Sackgasse wieder heraushelfen können. Denn sonst ist auch Ihr Verhandlungsziel in Gefahr.
  9. Betonen Sie die bereits erzielten Übereinkünfte und Gemeinsamkeiten, auch wenn sie noch etwas mickrig sind.
  10. Manchmal entspannt Humor die Situation.

Verhandlungstechnik: Umgang mit den unterschiedlichen Charakteren

Der Umgang mit den unterschiedlichen Charakteren der Verhandlungsteilnehmer

Gewöhnen sie es sich daran, gleich vom Start weg sich intensiv mit dem Verhalten Ihrer Verhandlungspartner zu beschäftigen.

  1. Beobachten sie genau, welche Unterlagen Ihr Verhandlungspartner dabei hat, wie er mit den anderen in der Runde kommuniziert, welche Begriffe und Redewendungen er gerne verwendet.
  2. Die Motive, die hinter den Aktionen eines Rechthabers stecken, sind in den häufigsten Fällen der brennende Wunsch nach Anerkennung.
  3. Versuchen Sie in der kontroversen Diskussion dem Rechthaber bedingt recht zu geben (Technik der bedingten Zustimmung).
  4. Der Verbündete verfolgt die gleichen Ziele wie Sie, wenn auch aus unterschiedlichen Motiven. In der Verhandlung suchen Sie immer mal wieder den Blickkontakt mit ihm, wenn Sie Ihre Standpunkte präsentieren.
  5. Der Widersacher demonstriert vor allem mit seiner Körpersprache, dass er Ihre Argumentation ablehnt.
  6. Gegen die bewusste Verallgemeinerung wehren Sie sich am wirkungsvollsten mit einer betont präzisen Darstellung.
  7. Gerade der Widersacher braucht besonders präzise und glaubhafte Argumente.
  8. Die richtige Wirkung entfalten diese, wenn Sie mit Referenzen, objektiven Zahlen und Beweisen operieren können.
  9. Wenn der Widersacher mit Emotionen agiert, ist das die beste Gelegenheit für Sie, sich mit sachlichem und ruhigem Kommunizieren zu profilieren.
  10. Passive Verhandlungsteilnehmer haben unterschiedliche Gründe für ihr Verhalten. Suchen Sie, wenn Sie Ihre Standpunkte vortragen gezielt den Blickkontakt zu dem passiven Verhandlungsteilnehmer um ihn einzubinden.
  11. Eine wirksame Methode, die Führung einer Verhandlung in den Griff zu kriegen, ist die Technik des Ankerns.

Literatur