18 Tipps für ein gelungenes Zeitmanagement, 7 – 10

Tipps 7 – 10

7. Planen Sie schriftlich

Der Kopf ist eine Art von Sieb! Sie vergessen schneller, als es Ihnen lieb ist. Durch das Aufschreiben der Ziele machen Sie einen Vertrag mit sich selbst. Sie fühlen sich stärker verpflichtet, die aufgeschriebenen Ziele zu realisieren.

8. Übertragen / terminieren Sie unerledigte Aufgaben nach A,B,C

Es kommt darauf an, möglichst wenige unerledigte Aufgaben mit sich herum zu schleppen. Denn die Belastung, die dadurch unbewusst auf Sie wirkt, lähmt Ihre Kraft.

9. Definieren Sie Ziele / Resultate und keine Tätigkeiten

Hüten Sie sich vor ergebnisneutralen Aktivitäten. Sie gehen nicht zur Arbeit, um beschäftigt zu sein, sondern um Aufgaben zu erledigen. Am besten die, die Ihrer Zielerfüllung dienen.

10. Planen Sie genaue, realistische Zeitvorgaben

Gewöhnen Sie sich an, den zeitlichen Aufwand für wiederkehrende Tätigkeiten zu messen. Das ist ein Baustein für eine realistische Zeitplanung. Trainieren Sie Ihr Gefühl, Zeiten realistisch zu bestimmen. Wenn Sie das jeden Tag bewusst machen, werden Sie relativ schnell in der Lage sein, Zeiten realistisch zu planen.

18 Tipps für ein gelungenes Zeitmanagement, 4 – 6

Tipps 4 – 6

4. Setzen Sie Prioritäten, A B C.

Damit Sie immer an den wichtigen Aufgaben arbeiten. Es kommt nicht darauf an, viele Aufgaben zu erledigen, sondern die richtigen Aufgaben. Das sind die Dinge, die Sie Ihren Zielen entscheidend näherbringen. Verzetteln Sie sich nicht in Nebensächlichkeiten und ziellosen Aktionismus.

5. Führen Sie angefangene Arbeiten konsequent zu Ende.

Nicht beendete Arbeiten sind wie eine offene Baustellen, sie stressen und bremsen die Motivation. Nehmen Sie sich lieber etwas weniger vor, erledigen das aber konsequent.

6. Planen Sie nur den Arbeitsumfang, den Sie realistisch erledigen können.

Seien Sie pragmatisch und ehrlich zu sich selbst. Wenn Sie sich mit Aufgaben überfordern, dann erzeugt das nur Frust. Denn die Differenz von dem was Sie erreicht haben zu dem, was Sie erreichen wollten ist zu groß (Kognitive Dissonanz).

18 Tipps für ein gelungenes Zeitmanagement

Tipps 1 – 3

  1. Verplanen Sie nur ca. 60% Ihrer Arbeitszeit.

    Wenn Sie idealerweise am Vorabend Ihren Arbeitstag planen, dann können Sie nicht wissen, was morgen an Unerwartetem und Unbekanntem auf Sie zukommt. Sie müssen auch einen Freiraum für spontane Aufgaben haben. Prioritäten können sich verändern. Was heute B ist kann morgen zum A werden.

  2. Dokumentieren Sie, wie Sie Ihre Zeit verbringen.

    Führen Sie eine Art Tagesreport. Das hilft Ihnen zu erkennen, welche Arbeiten welchen Zeitbedarf haben und wo die Zeitdiebe lauern. Sie stellen auch fest, ob Sie wirklich an den Aufgaben arbeiten, die für Sie eine hohe Priorität haben. Oder ob Sie nur aktiv waren.

  3. Bevor Sie loslegen: verschaffen Sie sich am Anfang immer einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben.

    Gewöhnen Sie sich eine solide Arbeitsvorbereitung an, wie in der Produktion. Das spart Ihnen Zeit, weil Sie strukturierter arbeiten werden.

Zeitmanagement: Prioritäten setzen

So funktioniert die A B C – Analyse zum Setzen von Prioritäten

A – Aufgaben

Die wichtigsten Aufgaben mit dem höchsten Wert für Ihre Zielerreichung. Selbst wenn Sie nichts anderes mehr erledigen konnten, haben Sie dennoch an dem Wichtigsten gearbeitet. A – Aufgaben sind wichtig und dringlich und müssen von Ihnen selbst und sofort erledigt werden.

B – Aufgaben

Wichtige Aufgaben mit hohem Wert für die Zielerreichung. B – Aufgaben sind wichtig, aber oft nicht so dringlich. Als Manager bieten sich einige B – Aufgaben zur Delegation an.

C – Aufgaben

Weniger wichtige bis unwichtige Aufgaben. C – Aufgaben sind oft dringlich und verleiten dazu, sie vor A oder B zu erledigen. Damit tappen Sie in die Dringlichkeitsfalle, weil Sie Dinge vorziehen, die Ihnen wenig bringen, aber wertvolle Zeit kosten. C –Aufgaben werden erst dann erledigt, wenn alle A und B abgearbeitet sind!

Emotionale Intelligenz

EQ ist wichtiger als IQ

Viele Jahre fragten sich Wissenschaftler, ob der IQ entscheidend für den beruflichen Erfolg ist. Verwirrend war die Tatsache, dass sehr oft Menschen mit einem durchschnittlichen IQ deutlich erfolgreicher im Beruf und Karriere waren. Daniel Goleman (Harvardprofessor)) und Maxwell Maltz (Chirurg) machten den Begriff der Emotionalen Intelligenz der breiteren Öffentlichkeit bekannt. Während der IQ angeboren ist (so scheint es), sind wir in der Lage, unsere Emotionale Intelligenz zu trainieren. Emotionale Intelligenz steuert massgeblich unser Verhalten und unsere täglichen Entscheidungen. Sie steuert uns in komplexen sozialen Situationen.

Welches Verhalten zeugt von Emotionaler Intelligenz?

Jeden Tag dankbar sein für das, was man hat.

Dankbarkeit und Zufriedenheit verbessert nachweislich die Stimmung und produziert mehr Energie. Nach Untersuchungen der University of California spielt der niedrigere Cortisollevel dabei eine Rolle.

Bereitschaft zu geben, ohne immer etwas dafür zu verlangen.

Es ist wie eine Investition zu sehen. Das hinterlässt einen nachhaltigen positiven Eindruck.

Positives Denken

Emotional intelligente Menschen lassen es nicht zu, dass sie von negativen Gedanken dominiert werden. Sie lernen Gedanken und Gefühle von realen Fakten zu unterscheiden.

Die eigenen Stärken und Schwächen kennen

Emotional intelligente Menschen analysieren ihre Handlungen. Sie erkennen ihre spezifischen Stärken und erkennen auch ihre Schwächen. Im Unterschied zu vielen anderen Zeitgenossen, verstehen sie es, ihre Stärken gezielt einzusetzen. Sie sind bereit, auch an ihren Schwächen zu arbeiten. Allerdings sind sie auch bereit, einzugestehen, dass einige Schwächen sie wohl ein Leben lang begleiten werden. Aber sie wissen auch, dass sie nur weiterkommen, wenn sie ihre Stärken in das Rennen schicken.

Offen sein für Veränderungen

Viele Menschen halten Veränderungen für bedrohlich, obwohl sie es nicht zugeben. Auch in der Politik versuchen einige Verantwortliche das Wahlvolk damit einzulullen, indem sie suggerieren, es bleibt alles beim alten. Nur um uns herum verändert sich die Welt in hoher Geschwindigkeit. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit zeichnet emotional intelligente Menschen aus. Sie konzentrieren sich darauf, auf kommende Veränderungen bestens vorbereitet zu sein.

So bleiben Sie geistig fit und beweglich

Ihr Geist will täglich herausgefordert werden

  • Betrachten Sie Ihr Gehirn wie einen Muskel.
  • Wird er nicht permanent trainiert, verkümmert er. Das passiert schneller als Sie denken! Das Leben bedeutet lebenslanges Lernen.
  • Warum manche Ruheständler schneller verblöden als im Arbeitsprozess befindliche Menschen, liegt nicht alleine am Alter, sondern in der mangelnden Nutzung ihres Hirns.
  • Die täglichen Herausforderungen des Berufslebens fehlen, auch wenn sie noch so banal waren. Sie haben keine Ziele mehr.

Trainieren Sie permanent Ihren Geist:

  • Lesen Sie viel.
  • Lernen Sie Fremdsprachen.
  • Lernen Sie Gedichte auswendig.
  • Lernen Sie ein Instrument spielen.
  • Beschäftigen Sie sich mit Neuem, Unbekanntem.
  • Ändern Sie bestimmte Alltagsgewohnheiten oder deren Reihenfolge. Damit werden Sie schlechte Gewohnheiten abbauen.
  • Probieren Sie öfter was aus, experimentieren Sie.
  • Lesen Sie 1 x p. Woche eine Zeitung, die genau Ihre gegenteilige Meinung/Weltanschauung repräsentiert.
  • Ein gesunder Geist braucht auch einen gesunden Körper!

Feedback: Bringt uns das immer etwas?

Müssen wir immer wissen, was andere Leute denken?

Nein! Feedback kann nur subjektiv sein, denn jeder Mensch nimmt die Dinge unterschiedlich wahr. Er interpretiert sie mit seinen aktuell dominanten Glaubenssätzen.

Wer sich immerzu darüber Gedanken macht, was andere Menschen über ihn und seine Handlungen denken, der vergeudet zu viel Energie an falscher Stelle. Und was noch viel gravierender ist: Er gibt anderen die Macht über sein eigenes Handeln.

Natürlich sollten Sie sich dem Feedback durch andere nicht verschliessen. Denn bei all der Subjektivität ist immer etwas Brauchbares dabei.  Interessant ist, dass die erfolgreichen Menschen unserer Zeit, wie Bill Gates, Jeff Bezos oder Richard Branson hauptsächlich auf ihr eigenes Urteilsvermögen vertrauen.

Ihre Überzeugung von dem, was sie tun ist so stark, dass ihr Selbstwertgefühl nicht von äußeren Einflüssen abhängt..

Mitarbeiter Beurteilung: Objektiv oder subjektiv?

Das beeinflusst Ihre Objektivität bei der Beurteilung Ihrer Mitarbeiter

Die Beurteilung von Mitarbeitern kann zwangsläufig nur subjektiv sein. Denn so sehr wir uns um Objektivität bemühen, sind uns von unserer Natur her Grenzen gesetzt. Es gibt eine Reihe von Faktoren, die unsere Beurteilungsfähigkeit beeinflussen:

Fehler in der Wahrnehmung.

Wir können nur einen Teil dessen sehen, hören, schmecken, spüren, was in der Realität um uns herum geschieht. Wenn wir etwas nicht wahrnehmen, bedeutet das nicht, dass es nicht vorhanden ist. Denken wir doch einmal an unsere Haustiere, die Dinge registrieren, die uns verborgen bleiben.Wir machen den allzumenschlichen Fehler, dass wir unsere eigene Fähigkeit der Wahrnehmung als normal betrachten.

Emotionen. Liebe und Hass, Euphorie und Neid, Freude und Wut vernebeln unseren Blick für die Realität.

Selektion.

Wir hören nicht genau zu, lassen den Partner seine Ansichten nicht zu Ende formulieren. Wir glauben, dass wir, wenn wir einen bestimmten Teil einer Information erfasst haben, das Ganze erfasst haben. Dadurch können uns wichtige Details entgehen und bei uns zur falschen Meinungsbildung führen.

Urteile und Beeinflussung durch Kollegen.

Beispielsweise neigen Vorgesetzte dazu, die Meinung eines ehemaligen Vorgesetzten ihres Mitarbeiters bei ihrer Beurteilung einzubeziehen oder sogar zu übernehmen. In der Praxis kommt es vor, dass Mitarbeiter, die ein gestörtes Verhältnis zu ihrem Vorgesetzten haben, sei es nun Schuld des Mitarbeiters oder des Vorgesetzten, von diesem gerne als schwach beurteilt werden. Wechselt der Mitarbeiter zu einem anderen Vorgesetzten und die Chemie stimmt, gilt er plötzlich als leistungsstark.

Vorurteile.

Als Mensch unterliegen wir dem Basisbedürfnis nach Bequemlichkeit. Unser Hirn versucht ständig, sich die Arbeit zu verein-fachen, indem Informationen und Eindrücke von außen katalogisiert werden. Dadurch sind wir ständig der Versuchung ausgesetzt, Menschen in die dafür von uns vorbereiteten Schubladen zu stecken.

 

Arbeiten Sie mit dem Aktionsplan

Was ist ein Aktionsplan?

Der Aktionsplan macht dem Mitarbeiter, der über eine längere Zeit mit seiner Leistung unter den Anforderungen liegt deutlich, dass es jetzt ernst wird.

Es ist eine seiner letzen Chancen, durch eine schnelle und messbare Änderung seiner Arbeitsweise den gesetzten Anforderungen zu entsprechen und seine Leistungen umgehend deutlich zu verbessern.

Mit dem Aktionsplan wird eine messbare Änderung seiner Arbeit, seines Verhaltens, seiner Einstellung und damit seiner Ergebnisse innerhalb eines definierten Zeitraums verlangt.

Der Aktionsplan ist hart aber konstruktiv zu sehen:

  • Der Mitarbeiter erhält nach klaren Rahmenbedingungen und Zielvereinbarungen, bei deren Formulierung er mit einbezogen wird, eine Chance, seine Arbeitsweise zu optimieren und seine Leistung zu verbessern.

  • Gelingt es ihm in dem definierten Zeitrahmen nicht, trotz aller Unterstützung, dann muss über die Trennungsmodalitäten gesprochen werden. Denn jetzt ist bereits alles versucht worden, ohne das ein für beide Seiten positives Ergebnis erreicht wurde.

Wie ein Aktionsplan gestaltet und terminiert wird, erfahren Sie hier:

Hans Fischer

8 Schritte zum Aufbau und Steuerung einer schlagkräftigen Vertriebsorganisation

VDMA-Verlag

http://www.vdmashop.de/Vertrieb-und-Marketing/8-Schritte-zum-Aufbau-und-Steuerung-einer-schlagkraeftigen-Vertriebsorganisation.html

Das Gute und das Gefährliche an Gewohnheiten

Arbeits- und Organisationsabläufe von Zeit zu Zeit in Frage stellen

Schlechte Gewohnheiten stellen sich wie Unkraut von selbst ein, ohne dass wir es merken.

Für bestimmte Vorgänge sind bewährte Gewohnheiten und Standards sicher sinnvoll. Wir brauchen nicht ständig zu überlegen, wie eine Aufgabe erledigt werden soll und können unseren Grips kreativeren Herausforderungen zuwenden. Gewohnheiten entlasten uns vor allem bei Routinearbeiten.

Aber Gewohnheiten und etablierte Arbeitstechniken können auch schnell mal von der Zeit überholt sein, ohne dass es uns sofort bewusst wird. Oft sind die negativen Folgen nicht sofort zu spüren, denn wir haben den Eindruck, es funktioniert ja noch.

Das ist wie bei dem Übergewicht, es kommt schleichend und ungehindert, bis es plötzlich eine Schwelle überschreitet und zum Problem wird. Dann ist es schwer, es wieder zu korrigieren.

Beobachten Sie ständig an Ihrer Arbeitsweise und dann an der Arbeitsweise Ihrer Mitarbeiter, ob Gewohnheiten und Rituale gepflegt werden, die überholungsbedürftig oder unproduktiv sind.

Es kommt nicht darauf an, Organisationsabläufe umfassend zu verändern und komplett neu zu gestalten. Denn ständige Neuorganisation und gravierende Umkrempelungen schaden dem Unternehmen und bringen allenfalls Verunsicherungen bei den Mitarbeitern.

Denn die denken, so ganz falsch kann ja die gewohnte Arbeitsweise nicht gewesen sein, sonst hätte sie nicht so lange funktioniert.

Untersuchen Sie permanent die Arbeitsabläufe und realisieren Sie kleine Verbesserungen. Das ist wirksamer und bringt Sie dem Qualitätsziel leichter, stressfreier und schneller näher.