Unberechtigte Reklamation: Was tun?

Nicht immer ist der Kunde im Recht

Wie sollen Sie als Lieferant reagieren? Zunächst hören Sie sich die Reklamation genau und geduldig an. Das Erfolgsprinzip ist einfach. Verhalten Sie sich immer verständnisvoll und zeigen Sie Mitgefühl.

Auch wenn Sie relativ schnell erkennen, dass der Kunde im Unrecht ist, sagen Sie es zunächst nicht. In dieser Situation lässt sich der Kunde nur schwer überzeugen, da vor allem seine emotionale Situation dafür im Wege steht. Statt dessen neigt er dazu, mit den spitzfindigsten Argumenten seinen Standpunkt zu beweisen.

Ihre Gegenargumente interpretiert er als Angriff, gegen den er sich wehren muss. Er verbohrt sich immer mehr in seine Meinung.

Wenn Sie mit einer lösungsorientierten und kooperativen Gesprächsführung nach und nach eine entspannte Situation erreichen, wird der Kunde allmählich bereit sein, Ihre Argumente genauer und bereitwilliger zu berücksichtigen.

Das bedeutet also, es gilt den genauen Zeitpunkt zu finden, um den Kunden davon zu überzeugen, dass seine Forderungen unberechtigt sind.

Literaturtipps

Reklamationsbearbeitung: Wie steht es mit der internen Sprachkultur?

Dienstleistungsorientierte interne Sprachkultur

So nicht!

„Heinrich, der Schneider von der Firma Grundberg hat vor einer halben Stunde angerufen. Ich habe gesagt, du kommst erst später.“

„Ach schon wieder der Schneider! Der nervt aber auch.“

Ein typischer Dialog, den ich selbst während einer Coachingaktivität bei einem Kunden erlebt habe. Offenbar hatten diese Mitarbeiter auch keinerlei Hemmschwelle, vor mir als Externen so nachlässig über Kunden zu sprechen. Das war wohl Alltag. Auch wenn es uns nicht passt und wir gerne sagen, dass sind Ausreißer. Das ist leider die Realität in deutschen Büros. Sie ist öfters zu erleben, als die positiven Beispiele. Selbst wenn der Kollege jetzt den Herrn Schneider zurückruft und am Telefon freundlich und höflich ist, steht er offensichtlich nicht voll hinter dem Dienstleistungsgedanken.

Der Manager ist dafür verantwortlich

Er trägt Verantwartung dafür, dass Höflichkeit und Freundlichkeit in der Kommunikation mit Kunden nicht nur eine Fassade sind.

Es muss die feste Überzeugung sein und die Bereitschaft, dass dies genau die einzig richtige Kommunikationsform mit Kunden ist. Niemand beisst in die Hand, die einen füttert.

Eine gute Methode, die Überzeugung des Mitarbeiters im Sinne von Kundenorientierung zu stabilisieren, ist es, ihn ein oder zweimal im Jahr gemeinsam mit dem Kollegen vom Außendienst oder Service, Kunden besuchen zu lassen. Er lernt nicht nur einige Kunden persönlich kennen, mit den er sonst nur telefoniert, er bekommt auch eine höhere Sensibilität für die Bedeutung des Kunden. Er erlebt den Kunden nicht nur als Kundennummer oder Vorgang, sondern live als Individuum mit Erfolgserlebnissen, Unzufriedenheiten und menschlichen Stärken und Schwächen.

Nach einer persönlichen Begegnung ist in den meisten Fällen eine bessere Zusammenarbeit zu beobachten. Obwohl der Mitarbeiter bei dieser Aktion 1 bis 2 Tage nicht an seinem Arbeitsplatz sein kann, ist eine solche Aktivität eine hocheffiziente und nachhaltige Training – on – the – job – Maßnahme.

Literaturhinweise

Reklamationsmanagement ist Chefaufgabe

Basis für ein funktionierendes Reklamationsmanagement ist die richtige Firmenkultur

Kundenorientierte Einstellung

Ein funktionierendes Reklamationsmanagement ist Chefsache. Das bedeutet zwar nicht, dass der Chef sich persönlich um Reklamationen kümmern soll, aber er ist dafür verantwortlich, dass seine Mitarbeiter eine kundenorientierte Einstellung kultivieren. Diese kundenorientierte Einstellung muss täglich in der praktischen Arbeit gelebt und gepflegt werden.

Der Mensch behauptet gerne, dass er ein eigenverantwortlich handelndes und vernünftiges Wesen ist, nur beweist und der schnöde Alltag, dass das nur auf einen bestimmten Prozentsatz der Mitarbeiter zutrifft. Einige wenige sind eigeninitiative Vormacher, die Mehrheit dagegen rekrutiert sich auch Nachmachern.

Der Manager hat dafür zu sorgen, dass jeder Mitarbeiter die Leitlinien für eine kundenorientierte Arbeit verinnerlicht.

Wie dem Mitarbeiter das gelingt, wird auch in den regelmäßig stattfindenden Beurteilungsgesprächen dokumentiert. Es hat den gleichen Stellenwert, wie seine fachliche Qualifikation.

Was gehört zu diesen Leitlinien? Zunächst einmal müssen sie eindeutig verstanden werden und nicht zu abgehoben formuliert sein. Die Erstellung dieser Leitlinien ist eine gute Gelegenheit, die Mitarbeiter mit in das Boot zu holen, damit sie an der Formulierung mitarbeiten können. Damit ist die Voraussetzung geschaffen, dass die Leitlinien auch wirklich akzeptiert werden.

Beispiele:

„Der Kunde steht im Zentrum unserer Arbeit.“

„Nur zufriedene Kunden sichern unseren Erfolg und unsere Arbeitsplätze.“

„Kundenbelange haben immer Vorrang vor internen Prozessen.“

„Wir gestalten unsere Kommunikation immer so, dass der Kunde sie versteht.“

„Wir sind immer gute Zuhörer, wenn der Kunde mit uns spricht.“

„Wir bringen jedem Kunden Anerkennung und Wertschätzung entgegen.“

Literaturhinweise

Unzufriedene Kunden , die nicht reklamieren, sind am gefährlichsten

Der Anteil der nicht reklamierenden, aber unzufriedenen Kunden ist höher als befürchtet

Warum? Das sind die Hintergründe:

  1. Unzufriedene, aber nicht reklamierende Kunden sprechen nicht mit dem Lieferanten. Sie sprechen aber mit anderen Personen über ihre Unzufriedenheit.
  2. Warum ist das eine Zeitbombe? Nachrichten über Unzufriedenheit werden wesentlich häufiger (10 – 12 mal) weiter verbreitet, als Nachrichten über Zufriedenheit.
  3. Ein unzufriedener Kunde, der nicht reklamiert, hat sich bereits gegen seinen Lieferanten entschieden und ist verloren.
  4. Ein schlechtes oder fehlendes After-Sales-Business verhindert ein funktionierendes Reklamationsmanagement.
  5. Fazit: Machen Sie es dem Kunden leicht, seine Reklamation zu formulieren.

Literaturtipps

Der gute Verkäufer übernimmt Verantwortung

Verantwortung übernehmen zeigt Stärke

Schwache Verkäufer verstecken sich bei unangenehmen Situationen oft hinter ihrem Vorgesetzten. Gerne wird auch die Veranwortung an Innendienst oder Service weiter delegiert. Das zeugt von Schwäche! Sie entmündigen sich dadurch selbst, ohne es zu merken. Gute Verkäufer delegieren Sie nicht an Dritte. Sie sind stark und selbstbewusst genug, um dem Kunden gegenüber Verantwortung zu übernehmen. Das macht Eindruck auf den Kunden.

Starke Persönlichkeiten denken und handeln eigenverantwortlich

Sie verstehen sich als Manager im Gebiet und nicht als Erfüllungsgehilfen. Sie achten immer darauf, dass der Kunde in allen Angelegenheit sie als Verkäufer als den verantwortlichen, wichtigsten Partner anerkennt.

Der Kunde merkt sich sehr schnell, ob Sie als Verkäufer zu den Typen gehören, die voller Engagement sprühen, wenn es um neue Aufträge geht oder um das Verkünden von positiven Neuigkeiten. Diese Typen sind für den Kunden jedoch nicht zu erreichen sind, wenn es um die Bearbeitung unangenehmer Sachverhalte geht. Das sind Eigenschaften von Durchschnittsverkäufern.

Durchschnittsverkäufer sind austauschbar. Deswegen kaufen Kunden von guten Verkäufern nicht bei dem Unternehmen, sondern personenbezogen bei dem Verkäufer. Das Produkt ist auch austauschbar, der gute Verkäufer nie.

Wie kompetent ist der Vertrieb und der Service heute

Das Fachwissen stimmt

Die fachliche Kompetenz der Vertriebsmitarbeiter ist heute in der Deutschland, im Vergleich mit den weichen Faktoren, noch am ehesten auf einem akzeptablen Standard. Hier sind nahezu alle Unternehmen sehr rege, Mitarbeiter fachlich immer auf den neuesten Stand zu bringen. Dafür bieten sich in fast allen Betrieben die für ein Fachtraining qualifizierten Mitarbeiter an.

Was ist mit den weichen Faktoren?

Hier ist die Situation nicht so rosig. Es mangelt den meisten Verkäufern an verkäuferischem, verhandlungstechnischem Können. Vielen Support- und Servicemitarbeitern mangelt es am kommunikativem, kundenorientiertem Verhalten. Auf diesem Gebiet wird immer noch zu wenig getan, denn aus eigener Kraft lässt sich dieser Trainingsbedarf nicht decken.

Für jeden Mitarbeiter, der telefonisch oder persönlich Kundenkontakt hat, steht heute die kommunikative Kompetenz an erster Stelle. Gekoppelt mit einer Portion Einfühlungsvermögen. Sonst nutzt das ganze fachliche Wissen wenig!Deshalb müssen diese Fähigkeiten ein ganzes Berufsleben lang immer wieder trainiert werden.

Geist und Körper täglich trainieren

1. Ihr Geist will täglich herausgefordert werden

Betrachten Sie Ihr Gehirn wie einen Muskel

Was passiert, wenn Sie einen Muskel nicht trainieren? Wird dieser Muskel nicht permanent trainiert, verkümmert er. Und das geht ganz schnell! Warum mache Ruheständler schneller verblöden als im Arbeitsprozess befindliche Menschen, liegt nicht alleine am Alter, sondern in der reduzierten Nutzung ihres Hirns. Die täglichen Herausforderungen des Berufslebens fehlen, auch wenn sie noch so banal waren.

Trainieren Sie Ihren Geist:

  • Lesen Sie viel.

  • Lernen Sie Fremdsprachen.

  • Lernen Sie Gedichte.

  • Beschäftigen Sie sich mit Neuem, Ungewohntem, Unbekanntem.

  • Ändern Sie einige alte Gewohnheiten.

  • Lesen Sie 1 x p. Woche eine Zeitung, die genau Ihre gegenteilige Meinung/Weltanschauung repräsentiert.

2. Ihr Körper braucht die tägliche Trainingseinheit

Das Geheimnis der Fitness

Es ist nicht wirklich ein Geheimnis. Das Geheimnis für Fitness heißt: mäßig aber regelmäßig trainieren! Es bringt Ihnen nichts, wenn Sie die ganze Woche auf Ihrem Hintern hocken und dann einmal p. Woche zum Squash, Tennis oder in ein Fitnesszentrum gehen. Sie quälen sich dann mit anaeroben Sportarten, die keinerlei Nutzen für Ihre körperliche Fitness bringen. Statt dessen bergen diese Aktivitäten reichlich Gefahren für langwierige Verletzungen.

Nur aerobe Sportarten bringen Sie weiter: Joggen, Wandern, Walken, Schwimmen, Radfahren.

Falscher Ehrgeiz ist fehl am Platz, laufen Sie zum Beispiel so, dass Sie sich noch mit Ihrem Partner unterhalten können. Beim Joggen sollen die zwei L dominieren, lang und langsam, so haben Sie eine optimale Fettverbrennung.

Es müssen auch nicht immer die großen Aktivitäten sein.

  • Betrachten Sie die vielen Einrichtungen Ihres Alltags als Sportplätze.

  • Benutzen Sie die Treppe, statt den Aufzug.

  • Gehen Sie nach dem Mittagessen eine Runde spazieren.

  • Parken Sie Ihr Auto etwas weiter weg, laufen Sie ein Stück.

  • Haben Sie einen Hund?

Der Profi verkauft erst sein Verkaufsgespräch

Verkaufen Sie Ihr Verkaufsgespräch!

Kling komisch, ist aber sinnvoll. Warum? Vor allem im ersten Kontakt, wenn Sie für den Kunden noch nicht einschätzbar sind, erleichtert es den Verkaufsprozess, wenn Sie dem Kunden Ihr Vorgehen erst verkaufen und dann agieren.

Sonst könnte er sich wundern, dass Sie Fragen stellen und er reden soll. Er ist doch von anderen Verkäufern gewöhnt, dass diese recht flott über ihr Angebot sprechen. Genau das wollen Sie aber nicht! Sie wollen erst über die Bereiche Ihres Angebotes mit ihm sprechen, wenn Sie genau wissen, dass diese den Kunden auch interessieren. Sie können keinen passenden Massanzug verkaufen, wenn Sie nicht die genauen Maße haben.

Beispiel:

Der geschickte Verkäufer erläutert dem Kunden, warum er zunächst Fragen stellt und dann erst über sein Produktangebot spricht. Er verkauft dem Kunden, dass es für ihn wertvoller ist und zu einer besseren Entscheidung führt, wenn er zunächst auf die Verkäuferfragen eingeht:

„Herr Kunde, ich schlage vor, dass wir uns zunächst mit Ihrer aktuellen Situation beschäftigen, damit wir gemeinsam erkennen, was derzeit gut läuft und wo wir Verbesserungen erreichen können. Denn nur dann unterhalten wir uns über die Themen, die Sie auch wirklich betreffen.“

Literaturtipps

Wie entscheiden wir wirklich

Wie läuft die Entscheidungsfindung ab?

Oberflächlich betrachtet, wirken Entscheidungen unserer Mitmenschen überlegt und vom Verstand her begründet. Man hat also den Eindruck, dass in erster Linie rationale Motive bei der Entscheidungsfindung wirksam werden.

Der Entscheider wird dies auch betonen. Denn in unserer rationalen Epoche ist es des Menschen Ziel, nach vernünftigen Aspekten und logischen Grundsätzen zu agieren. Wir sprechen oft von einer vernünftigen Entscheidung, ohne der tatsächlichen Zusammenhang zu kennen.

Wie läuft die Entscheidungsfindung aber wirklich ab? Mediziner und Psychologen haben schon lange herausgefunden, dass wir keine rationalen, logischen Wesen sind, sondern primär von emotionalen Antrieben motivierte psychologische Wesen.

Die Realität zeigt, dass der Anteil der emotionalen Motive bei der Entscheidungsfindung bei ca. 85 % liegt. Während der rationale Anteil nur 15 % ausmacht. Emotionale Motive sind z.B.: Bedürnis nach Sicherheit, nach Anerkennung, nach Bequemlichkeit, Sympathie.

Das liest sich sehr drastisch. Spontan werden Sie jetzt denken: „Bei mir gilt das nicht, ich bin doch kein Triebtäter!“ Oder: “Das betrifft vielleicht Konsumartikel, aber keine technischen, beratungsintensiven Lösungen.“

So denken alle Ihre Mitmenschen zunächst. Als Verkäufer, der sich mit dieser Gesetzmäßigkeit intensiv beschäftigt, wird Ihnen bald klar, warum diese oben genannte Theorie dennoch richtig ist. Zunächst einmal sollten wir uns darüber klar sein, dass wir in der Schule und im Beruf gelernt haben, unsere Entscheidungen rational zu erklären. Wir meinen, dass diese Begründung glaubwürdiger klingt und uns als Vernunftsmenschen ausweist.

Beispiel:

Ein Käufer eines Automobils im Hochpreissegment der Nobelmarke wird uns als Entscheidungsgründe nennen:

  • Wirtschaftlichkeit,

  • hoher Wiederverkaufswert,

  • Elektronik

Was sind nun die echten, die emotionalen Motive?

  • Wunsch nach Anerkennung,

  • Prestige, Überlegenheitsgefühl.

  • Stabilisierung des Selbstwertgefühls

Nicht immer ist dem Entscheider bewusst, dass seine Kaufmotive emotionaler Natur sind. Ein guter Verkäufer kennt das. Er entwickelt aus diesem Wissen heraus die Kunden-Nutzen- Argumentation! Die spricht gezielt den emotionalen Bereich an.

„Sie sind zu teuer!“

Haben Sie als Verkäufer Angst vor Ihren Preisen?

Wenn Sie nicht hinter Ihren Preisen stehen, dann werden Sie angreifbar. Sie müssen sich dann gegen  Preisdrückermethoden wehren.  Jeder professionelle Einkäufer spürt sofort, ob Sie Angst vor Ihren Preisen haben. Dann haben Sie kaum keine Chance, vernünftige Konditionen zu verhandeln.

Analysieren Sie den Kundeneinwand: „Zu teuer“

  1. Womit vergleicht der Einkäufer Ihren Preis? Vergleicht er gleiche Leistung mit gleicher Leistung? Vergleicht er Äpfel mit Kartoffeln?
  2. Hat er alles verstanden, oder fehlen ihm wichtige Informationen (der häufigste Grund)?
  3. Erkennt der Kunde die echten Leistungen Ihres Angebotes an, oder betrachtet er es nur oberflächlich?
  4. Erkennt er seinen kundenspezifischen Nutzen? Oder haben Sie den Fehler gemacht, nur über Produktmerkmale zu sprechen?
  5. Stimmt die Wellenlänge mit Ihnen, ist er offen? Kennen Sie auch Persönliches von ihm? Spricht er mit Ihnen auch über private Dinge?
  6. Was schätzt er an Ihrem Angebot? Wie profitiert er von einer Entscheidung für Sie?
  7. Haben Sie einen Verbündeten im Unternehmen, der von Ihrem Angebot überzeugt ist?

Literatur