Reklamationsbearbeitung: Ein positives Gespräch

Ein Positivbeispiel aus der Praxis

„Beckhuber GmbH, Martin Rossmann, guten Morgen.“

„Guten Morgen Herr Rossmann, bin ja froh, dass ich jemanden erreichen kann. Hier ist Schneider von der Maschinenfabrik Berg“

„Herr Schneider, was haben Sie auf dem Herzen?“

„Die Lieferung von gestern war unvollständig, das ist für uns sehr ärgerlich, wir haben ja lange genug darauf gewartet.“

„Das tut mir leid, da kann ich Ihren Ärger gut verstehen. Was genau hat gefehlt?“

„Die Verbindungsteile 4766 waren nicht dabei. Die brauchen wir aber am dringendsten.“

„Herr Schneider, ich bitte Sie für einen Moment um Geduld. Ich schaue mir den Vorgang genau an….. Danke für Ihre Geduld, ich sehe, die Teile sind nicht mitgeliefert worden. Der Grund ist, sie sind nicht rechtzeitig fertiggeworden, weil Komponenten von unserem Zulieferer zu spät geliefert wurden.“

„Also Herr Rossmann, das hätten Sie uns aber rechtzeitig mitteilen müssen!“

„Herr Schneider, da haben Sie recht. Wir haben hier einen Fehler gemacht, für den ich mich entschuldige.“

„Ja, gut. Was machen wir jetzt? Wir brauchen die Teile dringend, die Fertigung tritt mir ständig auf die Füße!“

„Ich werde sofort nach unserem Telefonat mich darum kümmern, dass die restlichen Verbindungsteile noch heute an Sie raus gehen.“

„Ist in Ordnung.“

„Herr Schneider, für den entstanden Ärger werde ich veranlassen, dass Ihnen 10% der Teile nicht berechnet werden. Das geht dann zu unseren Lasten.“

„Das nehmen wir doch gerne an. Vielen Dank für die prompte Hilfe.“

„Dann wünsche ich Ihnen einen erfolgreichen Arbeitstag. Auf Wiederhören Herr Schneider.“

Der Kunde ist mit dem Gespräch zufrieden.

Die Analyse:

  1. Der Mitarbeiter hat sich vollständig und professionell gemeldet. Damit hat er in den wichtige ersten 10 Sekunden für eine positive Atmosphäre gesorgt.
  2. Abgedroschene Floskel hat er vermieden: „Herzlich willkommen bei der Firma Mummenmeier.“ „Was kann ich für Sie tun?“ Das wirkt nicht authentisch.
  3. Der Mitarbeiter hat im Gespräch den Namen des Kunden erwähnt. Dabei ist es sehr wichtig, den Namen auch richtig auszusprechen. Ideal ist es, wenn der Kunde seinen Namen am Anfang, in der Mitte und am Ende des Gesprächs hört.
  4. Er hat mutig Fehler zugegeben, ohne sie unnötig zu dramatisieren und sich dafür bei dem Kunden entschuldigt. Fehler zuzugeben, ist ein Zeichen von Stärke.
  5. Er war höflich, aufmerksam und hat Verständnis für die Situation des Kunden gezeigt.
  6. Er hat das Problem zur beiderseitigen Zufriedenheit gelöst.

Literaturtipps

Reklamationsbearbeitung: Auf die Formulierung kommt es an

Kundenorientiert formulieren

Bei der schriftlichen Reklamationsbearbeitung braucht der Mitarbeiter eine gewisse sprachliche Sensibilität und Fingerspitzengefühl. Wenn er die nicht hat, sollte er keine Briefe schreiben.

Formulieren Sie höflich und kundenorientiert und ermeiden Sie die negativ besetzten Begriffe Reklamation oder Beschwerde.

So lieber nicht!

Ihre Reklamation vom 5.3.015

Sehr geehrter Herr Schneider,

hiermit bestätigen wir den Eingang Ihrer Reklamation vom 5.3.015. Wir werden nach Prüfung des Sachverhaltes wieder auf Sie zukommen.

Mit freundlichen Grüßen

Dieser Briefstil wirkt keineswegs kundenorientiert, sondern zu beamtig und leblos. Der Kunde empfindet sich wie einer von vielen.

Das ist besser:

Ihr Schreiben vom 5.3.2015

Sehr geehrter Herr Schneider,

Ihr o.g. Schreiben haben wir erhalten. Sie teilen uns mit, dass Sie verärgert sind, weil die für die KW 9 avisierten Teile, Artikel-Nr. 4678, erst in der KW 10 geliefert werden können. Wir verstehen Ihren Unmut und werden umgehend den Sachverhalt prüfen.

Sobald wir die Angelegenheit geprüft haben, werden wir Sie spätesten bis 12.3.2015 über Lösungsschritte informieren.

Für Rückfragen steht Ihnen Her Martin Sontheimer gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Sie wiederholen die Formulierung des Kunden in seinem Schreiben. Damit signalisieren Sie, dass Sie seinen Ärger nachvollziehen können.

Sie teilen nicht nur mit, dass Sie der Vorgang bedauern, sondern auch, wie die nächsten Bearbeitungsschritte aussehen werden.

Literaturhinweise

Reklamationsbearbeitung: Der ideale Ablauf

Das ist der ideale Ablauf

Damit der Ablauf der Reklamationsbearbeitung professionell organisiert ist, empfiehlt es sich, Fristen zur Bearbeitung festzulegen. Spätestens nach 3 Arbeitstagen sollte eine Reklamation bearbeitet sein.

  1. Die Reklamation wird schriftlich oder p. E-Mail am gleichen Tag bestätigt. Kommt die Reklamation als Brief, bestätigen Sie ebenfalls p. Brief. Das empfindet der Kunde als schnell und entwickelt ein positives Gefühl, das für seine Kooperationsbereitschaft wichtig ist.
  1. Mit der Bestätigung erhält der Reklamationskunde auch eine erste Aussage, bis zu welchem Termin voraussichtlich eine Lösung gefunden wird.
  1. Unangenehme Botschaften werden mutig mitgeteilt, ohne etwas schön zu reden oder falsche Hoffnungen zu wecken. Das kann eine längere Bearbeitungszeit sein oder nicht vorhersehbare Lieferverzögerungen.
  1. In der Bearbeitung von Reklamationen kann es durch unerwartete Ereignisse immer zu Zeitverlusten und Komplikationen kommen. Dies wird dem Kunden stets zeitnahe und mit neuem, realistischen Lösungstermin mitgeteilt.
  1. Den Kunden wird mit Informationen auf de Laufenden gehalten, damit er über den aktuellen Stand der Reklamationsbearbeitung informiert ist. Damit fühlt er sich aufgewertet und beruhigt.
  1. Wenn die Reklamation abschließend bearbeitet ist, fordern Sie den Kunden zu einem Feedback auf. Er soll aus seiner Sicht beurteilen, wie er mit der Reklamationsbearbeitung zufrieden war. Diese Erkenntnisse kann der Lieferant sofort für eine weitere Optimierung der Reklamationsbearbeitungen verwerten.

Literaturtipps

Reklamationsbearbeitung: Vertrauen aufbauen

6 grundsätzliche Punkte für die Reklamationsbearbeitung

  1. Idealerweise ist eine Reklamation nach 3 Tagen erledigt. Dauert die Prozedur länger, birgt sie zusätzliche Gefahren für die Kundenbeziehung. Bei einer konzentrierten Bearbeitung und entsprechender Priorisierung ist die schnelle Bearbeitung machbar.
  2. Den Eingang der Reklamation immer am gleichen Tag bestätigen. Das suggeriert dem Kunden die gewünschte Schnelligkeit bei der Erledingung der Reklamation.
  3. Schriftliche Reklamationen werden ebenfalls schriftlich bestätigt.
  4. Mit Zwischeninformationen wird der Kunde stets über den aktuellen Bearbeitungsstand informiert. Damit erkennt der Kunde, dass sein Vorgang mit Priorität bearbeitet wird. Er hat ein positives Gefühl, wenn er auf dem laufenden gehalten wird.
  5. Auch unangenehme Botschaften werden zeitnahe kommuniziert. Das ist unbequem, bringt aber Pluspunkte in der Glaubwürdigkeit.

Literaturtipps

 

Eine Reklamation liefert wertvolle Praxisinformationen

Diese 6 Fakten machen eine Reklamation wertvoll

  1. Eine Reklamation bietet dem Lieferanten immer eine realistische Chance zur positiven Neuausrichtung und Intensivierung der Kundenbindung.
  2. Eine Reklamation liefert kostengünstig wertvolle Praxisinformationen, wie ein Produkt oder eine Dienstleistung noch weiter verbessert werden kann.
  3. Die systematische Auswertung von Reklamationen verhindert falsche Markteinschätzungen und kostenintensive Innovationen, die keiner braucht.
  4. Eine Reklamation kann die Kommunikation zwischen Kunden und Lieferanten den aktuellen Marktbedürfnissen anpassen und verbessern.
  5. Langjährige Kundenbeziehung haben nicht nur positive Aspekte, sondern beinhalten die Gefahr der Abnutzung.
  6. Bei langjährigen Kundenbeziehungen lässt allmählich die Aufmerksamkeit nach und Betreuungslücken schleichen sich ein. Niemand merkt es, bis es vielleicht zu spät ist.

Literaturtipps

 

So können Sie die Körpersprache besser deuten

Was denkt der Kommunikationspartner wirklich?

Die Signale des Körpers sagen es uns

Jeder ist in der Lage, die Körpersprache der Mitmenschen zu deuten. Intuitiv können wir das schon. Nur noch nicht so richtig bewusst. Unsere Haustiere können das wesentlich besser als wir. Vertrauen Sie ruhig mehr Ihrer Wahrnehmung und Ihrem Gefühl. Schauen Sie genauer hin. Das macht auch jeder gute Personalchef. Wenn sein Verstand bei einem Bewerber Ja sagt, das Gefühl aber Nein, wird er ihn nicht einstellen.

Natürlich darf man das Beobachten und Interpretieren der Körpersignale nicht Schwarz-Weiss sehen. Hier gibt es viele Grauzonen: Wenn der Gesprächspartner mit verschränkten Armen vor Ihnen sitzt, muss das nicht immer Ablehnung bedeuten. Es kann auch sein, dass er sich dabei wohl und gemütlich fühlt. Allerdings ist die Wahrscheinlichkeit recht hoch, dass der Grund die Ablehnung ist.

Die  10 häufigsten Signale des Körpers

  1. Wenn Ihr Gesprächspartner den Blickkontakt vermeidet, ist er nicht an Ihnen interessiert oder fühlt sich unterlegen.
  2. Unsichere Menschen fummeln ständig an ihrer Kleidung herum oder haben die Hand im Gesicht.
  3. Hochgezogen Schultern, eine angespannte Schulterpartie ist ein Zeichen von Unruhe, Nervosität, inneren Spannungen oder Angst. Ebenso eine flache Atmung.
  4. Eine breitbeinige Sitzhaltung bei zurückgelehntem Oberkörper (bei Männern zu beobachten) deutet auf Desinteresse, Ablehnung oder auch auf Dominanzgehabe hin („Ich bin der Platzhirsch“).
  5. Der spontane Griff an den Hals zeigt, dass sich der Gesprächspartner ertappt oder durchschaut fühlt. Menschen, die lügen, fassen sich öfter an die Nase, als in neutralen Situationen.
  6. Wenn Sie jemanden gegenüber sitzen, der seine Hände unter dem Tisch hat, dann ist das ein Zeichen von Heimlichtuerei. Er will instinktiv etwas verbergen.
  7. Berührt Ihr Gesprächspartner während der Unterhaltung, in der er scheinbar zuhört, mit seinen Fingern ganz leicht seine Ohren, dann ist es ein klares Signal: „Halt die Klappe.“
  8. Hat der Gesprächspartner einen leicht nach vorne gebeugten Oberkörper und hält er den Augenkontakt, dann ist das ein Signal des Interesses und Wohlwollens.
  9. Wenn Männlein und Weiblein miteinander kommunizieren, dann signalisieren die übereinandergeschlagenen Beine der Frau Interesse oder Desinteresse. Sind die Beine mit der Innenseite zum Gesprächspartner übereinander geschlagen, ist das ein Zeichen von Interesse. Andersrum bedeutet Ablehnung.
  10. Die vor der Brust verschränkten Arme signalisieren dagegen Distanz.

Literaturtipps

 

 

Präsentation: So wird Ihre Information aufgenommen

8 Tipps zur Informationsaufnahme

  1. Am intensivsten nehmen wir die Informationen auf, die wir sehen. Das macht stolze 75% der Aufnahmefähigkeit aus.
  2. Darum sollen wir bei unseren Präsentationen immer daran denken, wichtige Inhalte visuell darzustellen. Es muss nicht zwingend das perfekte Foto, die perfekte Zeichnung, dargestellt per Powerpoint sein.
  3. Gewiefte Taktiker haben herausgefunden, dass eine handschriftliche Skizze auf dem Flipchart (auch wenn sie nicht so schön und perfekt aussieht) eine hohe Wirkung auf die Aufnahmebereitschaft der Zuhörerhat. Vor allem dann, wenn die Zuhörer bei der Entstehung der Skizze mit einbezogen werden und den Gedankengang von der Entstehung bis zu dem Ergebnis dazu nachvollziehen können.
  4. An zweiter Stelle kommt das Hören mit 15%. Das ist schon so viel weniger, dass wir uns immer Gedanken machen sollten, wie wir durch Visualisierungen in jeder Gesprächssituation unsere Inhalte nachhaltiger kommunizieren.
  5. Es ist erschreckend, wie oft wir uns darauf verlassen, dass das nur gesprochene Wort, der Sachinhalt, auch wirklich ein zu eins bei dem Empfänger ankommt. Ein fataler Irrtum.
  6. Die Informationsaufnahme durch Tasten 5%, Riechen 2% und Schmecken 2%, hat bei der Präsentation nur einen einen geringeren Effekt.

Literaturtipps

Versteht Sie Ihr Kunde immer richtig?

Damit für den Kunden keine wertvollen Informationen verloren gehen

Was bleibt hängen?

Manchmal recht wenig. Obwohl der Verkäufer sehr ausführlich argumentiert hat. Verständlichkeit in der Kommunikation mit dem Kunden erfordert aber eine klare, einfache Darstellung: kein Fachchinesisch oder firmenspezifische Abkürzungen.

Der kundenorientierte Anbieter wählt die Terminologie, die der Kunde versteht. Er spricht seine Sprache. Das Wesentliche, das der Kunde verstehen soll, ist sofort zu erkennen: was sein Nutzen ist.

Ein Produkt wird von schlechten Verkäufern als Produkt verkauft, mit vielen technischen Spezifikationen und Details (Schräubchenkunde). Gute Verkäufer verkaufen es als Lösung und machen dem Kunden deutlich, welchen Nutzen er durch den Kauf erwirbt.

Nicht was das Produkt kann und wie revolutionär in seiner Technologie es ist, ist entscheidend, sondern ob es die zentralen Motive und Bedürfnisse des Kunden befriedigt.

Kunde: „Es ist mir egal, wie viele Sprachen Sie sprechen. Mich interessiert nur, ob Sie meine Sprache sprechen!“

Literaturtipps

Wissen Sie, was Ihren Kunden wirklich interessiert?

Das sind für Ihren Kunden die interessantesten Fakten

Die 9 Punkte sind für den Kunden am interessantesten

  1. Wie zukunftssicher ist Ihr Leistungsangebot? Wird es schnell veralten oder passt es sich durch ein modulares Konzept den jeweils aktuellen Anforderungen an?
  2. Wie vertrauenserweckend ist Ihre Firmenhistorie? Werde ich als Kunde auch in 5 Jahren gut bei diesem Lieferanten aufgehoben sein?
  3. Wie gesund und solvent ist der Lieferant? Wird er auch in Zukunft seine Marktstellung halten?
  4. Wie ist das Image des Lieferanten im Markt? Wie verträgt sich sein Image mit meinem Image?
  5. Welche Werte repräsentiert der Lieferant? Was davon sind Werte, die Lieferant und Kunde gemeinsam haben?
  6. Wie erfahren, zuverlässig und erfolgreich ist der Lieferant mit dem, was er anbietet?
  7. Welche Referenzen kann er vorweisen?
  8. Wie gut ist er in der Lage, seinen Kunden auch in kritischen oder außergewöhnlichen Situationen zu helfen (außerhalb der Kernzeiten, Wochenenden, Feiertagen)?
  9. Wie flexibel geht er auf Anforderungen der Kunden ein

Das sind die 9 wirkungsvollsten Maßnahmen:

  1. Wie Ihr Unternehmen sich in der Öffentlichkeit und in den Medien präsentiert, beeinflusst das Sicherheitsbedürfnis Ihrer Kunden und Interessenten. Präsentieren Sie Ihr Unternehmen als zuverlässigen, berechenbaren Partner, der auf langjährige Kundenbeziehungen wert legt.
  2. Zeigen Sie Ihrem Kunden, wie Sie ihm seine Sorgen nehmen und wie Sie Ihren Beitrag dazu leisten, dass er im Markt erfolgreich sein kann.
  3. Lassen Sie Ihren Kunden im Tagesgeschäft spüren, dass Sie ihm die Tagesarbeit erleichtern.
  4. Publizieren Sie, dass Sie ein gefragter Arbeitgeber sind, der auf einen jahrelang tätigen, treuen und hoch qualifizierten Mitarbeiterstamm bauen kann.
  5. Publizieren Sie, welche Entwicklungschancen Fachkräfte in Ihrem Unternehmen haben. Sprechen Sie darüber, wie Ihre Personalentwicklung agiert, wie Mitarbeiter gefördert werden.
  6. Sprechen Sie mit Ihren Kunden über Ihr Qualitätsmanagement. Machen Sie ihm deutlich, mit welchen Methoden Ihr Unternehmen die Qualität der Produkte und Dienstleistungen sicherstellt.
  7. Laden Sie Ihre Kunden in Ihr Unternehmen ein, zeigen Sie die Fertigung, lassen Sie ihn mit Leuten aus der Entwicklung, der Geschäftsleitung, dem Marketing oder Produktion sprechen.
  8. Die Öffentlichkeitsarbeit und Werbemaßnahmen allein reichen nicht. Das tagtägliche Praktizieren der Dienstleistungsbereitschaft aller Mitarbeiter ist die stärkste Waffe im Wettbewerbsmarkt.
  9. Diese Dienstleistungsbereitschaft muss permanent gepflegt und weiterentwickelt werden, denn das Ausruhen auf einem bestimmten Level bedeutet bereits, einen Schritt rückwärts zu machen. Und das ist Ihre Führungsaufgabe als Manager, damit das nicht passiert!

Literatur

Verhandlungstechnik: Mehr fragen, weniger reden

Zu viele Redebeiträge machen unsympathisch

Einige Verhandlungsteilnehmer glauben, dass die Anzahl der eigenen Redebeiträge eine positiv steuernde Wirkung auf die Verhandlung haben. Das ist ein Irrglaube! Das ständige Reden zwingt sie vielmehr, sich permanent mit sich zu beschäftigen, um die passenden Formulierungen zu finden. Wenn der Mensch primär mit sich selbst beschäftigt ist, kann er sich nicht richtig auf andere konzentrieren. Dadurch versäumt er viele nützliche Informationen. Außerdem erweckt so ein dominantes Verhalten Misstrauen und Abneigung („Schwätzer, Selbstdarsteller.“).

Fragen steuern die Verhandlung

Ganz im Gegenteil haben die Verhandlungsteilnehmer, die viele offenen Fragen stellen, einen stärkeren Einfluss auf den Verhandlungsverlauf.

Verhandlungsteilnehmer, die mit Fragen steuern, bestimmen nicht nur die Themen und lenken die Diskussion, sie lernen auch die Denkstruktur der anderen Verhandlungspartner besser kennen. Mit diesem Wissen können sie sich noch treffender auf sie einstellen.

Offene Fragen ermuntern nicht nur zu ausführlichen Antworten, sie zeichnen den Fragenden darüber hinaus als einen interessierten, verständnisvollen Gesprächspartner aus. Er wird als einer empfunden, der sich für die Meinung der anderen Menschen interessiert.

Den meisten Menschen fällt es ohnehin leichter zu reden, als konzentriert zuzuhören.

Nutzen Sie das. Indem Sie andere Menschen zum Reden bringen, öffnen diese sich dabei auch leichter und fühlen sich wohl. Sie erhalten als Zuhörer viele wertvolle Informationen, die Sie für Ihre Strategie und Argumentation verwerten können. Das ist für den Erfolg einer Verhandlung nur zielführend.

Literatur