Zögerlich bearbeitete Reklamationen mutieren im Laufe der Zeit zu echten Problemfällen

Zügige Reklamationsbearbeitung in 4 Schritten

1. Schritt: Sorgen Sie für eine schnelle Erreichbarkeit

Wenn der Reklamationskunde in seiner emotionalen Situation niemanden sofort erreichen kann, verstärkt sich sein Ärger dramatisch. Weniger wichtige Fälle entwickeln immer mehr Dramatik. Aus Mücken werden elefanten

2. Schritt: Achten sie in der Kommunikation mit dem Reklamationskunden auf Freundlichkeit und Einfühlungsvermögen

Spürt der Kunde, dass Sie seine Reklamation ernst nehmen und Verständnis für seine Verärgerung haben, sind 50% der Reklamation bereits erledigt. Seine Bereitschaft für eine einvernehmlich Lösung der Reklamation wächst.

3. Schritt: Versorgen Sie den Reklamationskunden mit Zwischeninformationen

Mit kurzen Zwischeninformationen dem Reklamationskunden den aktuellen Bearbeitungsstand mitteilen! Das vermittelt ihm das Gefühl, dass Sie als Lieferant an seiner Problemlösung dran sind und der Vorgang zügig bearbeitet wird.

4. Schritt: Zusagen unbedingt einhalten

Machen Sie Zusagen erst dann, wenn diese zu 100% abgesichert sind. Sagen Sie dem Reklamationskunden wenig zu. Aber halten Sie alles, was Sie zusagen!