Selbstmanagement: So wichtig ist das

Warum ist Selbstmanagement so entscheidend

„Suche nicht andere, sondern dich selbst zu übertreffen.“ Cicero

Selbststeuerung oder Fremdsteuerung

Es ist ganz einfach: Entweder Sie steuern und managen sich, oder andere Menschen und Ereignisse werden Sie steuern. Was ist Ihnen lieber? Ganz sicher nicht die zweite Variante. Selbstmanagement ist als die Kompetenz zu verstehen, unsere persönliche und berufliche Entwicklung aus eigener Kraft zu gestalten. Und das weitgehendst unabhängig von äußeren Einflüssen, die täglich auf uns einwirken.

Gutes Selbstmanagement zeigt sich daran, wie wir in der Lage sind, uns sinnvolle Ziele zu setzen und welche Strategien zur Zielerreichung wir dafür aus eigener Kraft entwickeln.

Zum guten Selbstmanagement gehört auch ein gutes Zeitmanagement. Sie lernen wichtige Dinge von wenigen wichtigen schneller zu unterscheiden. Sie sind in der Lage, den zu bewältigenden Herausforderungen und Aufgaben die richtigen Prioritäten zuzuordnen.

Literaturtipps

Überzeugungskraft steigern

Müllwörter und zu viele Konjunktive verwässern die Aussage

Vermeiden Sie das, dadurch wirken Sie direkter („…der kommt auf den Punkt..“) und glaubwürdiger. Nennen Sie Zahlen statt vage Angaben, dadurch wirken Sie präziser.

Verkäufer und Führungskräfte verwechseln ihre Sprachgewohnheiten mit denen der Mitarbeiter im diplomatischen Dienst. Ihr Kunde und Ihr Mitarbeiter will aber präzise Informationen, kompakt und verständlich. Alles andere ist Gelaber.

Beispiele:

Schlecht:
„Herr Kunde, ich muss erst mal nachsehen, wann Ihre Maschine geliefert wird.“
Gefahr:
Der Kunde denkt, Sie machen es ungern, Sie müssen ja.
Besser:
„Herr Kunde, ich sehe nach, wann Ihre Maschine geliefert wird.“

Schlecht:
„Eigentlich ist die Software stabil.“
Gefahr:
Der Kunde denkt, die Software ist instabil.
Besser:
„Herr Kunde, die Software bietet Ihnen einen sicheren
Betriebsablauf .“

Schlecht:
„Die Kosten für dieses Gerät betragen …..“
Gefahr:
Der Kunde denkt, es ist teuer. Das Wort Kosten ist negativ besetzt.
Besser:
„Herr Kunde, Ihre investition beträgt.“ Oder: „Für xxxEuro erhalten Sie eine produktivere Arbeitsweise …“

Schlecht:
„Herr Kunde, genau betrachtet, verhält sich das …..“
Gefahr:
Der Kunde denkt, Sie betrachten sonst meist ungenau.
Besser:
„Herr Kunde, das verhält sich folgendermaßen ……“

Schlecht:
„Man kann mit dieser Funktion Zeit sparen.“
Gefahr:
Der Kunde denkt, wer ist „man“?
Besser:
„Herr Kunde, Sie sparen mit dieser Funktion Zeit.“

Schlecht:
„Herr Kunde, normalerweise sind unsere Mitarbeiter zwischen 9 und 16.30 erreichbar.“
Gefahr:
Der Kunde denkt, die kann man nur mit Glück erreichen.
Besser:
„Herr Kunde, unsere Mitarbeiter sind von 9 – 16.30 für Sie da.“

Schlecht:
„Herr Kunde, ich denke, dass das so funktioniert.“
Gefahr:
Der Kunde denkt, Sie sind sich nicht sicher.
Besser:
„Herr Kunde, das funktioniert so.“

Schlecht:
„Herr Kunde, diese Alternative ist teuerer, aber dafür schneller.“
Gefahr:
Der Kunde registriert primär den Preis. „Teuer“ klingt negativ.
Besser:
„Herr Kunde, bei dieser Investition bekommen Sie eine 20% höhere Geschwindigkeit .“

Schlecht:
„Herr Kunde, diese Variante ist erheblich günstiger.“
Gefahr:
Der Kunde denkt, was bringt es mir? Unkonkret. Was ist „erheblich“?
Besser:
„Herr Kunde, mit dieser Variante sparen Sie zwischen 10 -14% Materialkosten.“

Schlecht:
„Herr Kunde, im Prinzip ist das die richtige Lösung.“
Gefahr:
Der Kunde denkt, Sie raten. In welchem Prinzip?
Besser:
„Herr Kunde, das ist die richtige Lösung.“

Schlecht:
„Herr Kunde, ich würde vorschlagen …..“
Gefahr:
Der Kunde denkt, wird er oder wird er nicht? Er ist unsicher.
Besser:
„Herr Kunde, ich schlage Ihnen folgendes vor ….“

Schlecht:
„Herr Kunde, wir kümmern uns darum und melden uns wieder.“
Gefahr:
Der Kunde denkt, oh jeh, wer ist „wir“? Wer kümmert sich darum und wann meldet er sich?
Besser:
„Herr Kunde, ich kümmere mich darum und rufe Sie am Dienstag Vormittag an. Wann kann ich Sie am besten erreichen?“

Schlecht:
„Herr Kunde, ich würde gerne mal bei Ihnen vorbeikommen.“
Gefahr:
Der Kunde denkt, Anfänger! Der traut sich nichts zu. „Würde“ und „vorbeikommen“ signalisieren Inkompetenz. Wie funktioniert „vorbeikommen“?
Besser:
„Herr Kunde, ich bitte Sie um einen Gesprächstermin. Wie schaut der Dienstag bei Ihnen aus oder ist Ihnen der Donnerstag lieber?“

Schlecht:
„Herr Kunde, ich muss Ihnen das erklären.“
Gefahr:
Der Kunde denkt, Oberlehrer, Besserwisser.
Besser:
„Herr Kunde, darf ich Ihnen das kurz erläutern.“

Schlecht:
„Herr Kunde, das sehen Sie falsch. Die Geschwindigkeit unserer Maschine ist wesentlich höher.“
Gefahr:
Der Kunde denkt, Angriff! Ich muss meine Meinung verteidigen!
Besser:
„Herr Kunde, Sie haben Recht. Die Geschwindigkeit ist das zentrale
Thema. Unsere Maschine bietet Ihnen eine Geschwindigkeit von 3200 Umdrehungen p. Minute. Damit reduzieren Sie Ihren Zeitbedarf um durchschnittlich 12%“

Schlecht:
„Herr Kunde, ich muss Ihnen mal ganz ehrlich meinen Standpunkt erklären.“
Gefahr:
Der Kunde denkt, Sie sind sonst nicht ehrlich.
Besser:
„Herr Kunde, mein Standpunkt ist …..“

Überprüfen Sie Ihren Sprachgebrauch. Konjunktive haben selten eine Berechtigung. Sie verwässern Ihre Aussagen. Vermeiden Sie negativ besetzte Wörter und Allgemeinplätze (Qualität hat ihren Preis). Prüfen Sie, was Sie genau quantifizieren können, „20% leichter“ statt „viel leichter“. Sie werden sich deutlich von der grauen Masse der Durchschnittsverkäufer abheben.

Selbstmanagement: Ressourcen entdecken

Unsere Ressourcen

In der Neuro Linguistischen Programmierung (NLP) geht man davor aus, dass in jedem Menschen all die Ressourcen enthalten sind, um ein erfolgreiches Leben zu führen. Die Natur hat uns offensichtlich mit den dazugehörigen Fähigkeiten und Kräften ausgestattet.

Der Unterschied zwischen erfolgreichen Menschen und den Durchschnittlichen ist, was der Mensch aus diesen Ressourcen macht.

Denn die Menschen unterscheiden sich in ihren Anlagen nicht so sehr voneinander wie angenommen wird. Nur die Erfolgreichen bündeln konsequent ihre Kräfte zum Erreichen ihrer Ziele. Sie nutzen konsequent ihre Ressourcen.

Die weniger erfolgreichen Menschen neigen zur Bequemlichkeit, alten Gewohnheiten, geringer Risikobereitschaft. Sie geben schneller auf, wenn es schwieriger wird und sie verzetteln sich gerne in Aktivitäten, die nichts mit ihren Zielen zu tun haben.

Gelungenes Zeitmanagement, Tipps 17 + 18

Zeitmanagement, Tipps 17 + 18

17. Setzen Sie sich für jede Aufgabe Zeitlimits

Sie werden ganz schnell feststellen, dass allein dadurch die Aufgabe zügiger erledigt wird. Ein Telefonat mit einem Kunden muss nicht endlos lange dahinwabern. Auch in kurzer, kompakter Form können Sie kundenorientiert und höflich mit dem Kunden kommunizieren. Ein Kundenbesuch muss von seiner Dauer her nicht den Ereignissen überlassen werden. Wenn Sie sich ein realistisches Zeitlimit setzen, dann agieren Sie unbewusst zielorientierter.

18. Kombinieren Sie elektronische und analoge Arbeitssmittel

Elektronische Medien (Smartphones,Tablets) stellen für einige Zeitgenossen die einzigen Werkzeuge dar. Es ist aber nicht unbedingt sinnvoll, nur damit zu arbeiten und auf Papier und Stift gänzlich zu verzichten. Denn in der Flexibilität sind Papier und Stift unübertroffen. Gehirnforscher behaupten, dass das Schreiben mit der Hand die Kreativität fördert und die Gehirnleistung stärker verbessert als das Bedienen des Tablets.

18 Tipps für ein gelungenes Zeitmanagement, 14 – 16

Zeitmanagement: Tipps 14 – 16

14.Reservieren Sie Zeit für Pausen und Regeneration.

Die Zeiten zum Entspannen und Regenerieren sollten auch geplant werden. Nur so werden Sie sie einhalten. Pausen bringen Ihnen wieder Kraft und die notwendige Konzentration. Wenn Sie wie ein Getriebener Nonstop arbeiten, dann produzieren Sie Fehler, ohne das Sie es merken.Reservieren Sie Zeit für Planung, Vorbereitung, Weiterbildung.

15. Planen Sie Ihren Tag am Vorabend.

Dann sind Sie auf den nächsten Tag gut eingestellt. Planung kostet zunächst einmal Zeit, dafür aber sparen aber das doppelte oder mehr wieder ein, weil Sie strukturierter agieren. Der Zeitraum für Weiterbildung muss festgelegt werden,sonst wird es nie etwas. Am leichtesten funktioniert das, wenn Sie Ihre Weiterbildungsaktivitäten in kleinen Portionen aufteilen und täglich daran arbeiten. Zum Beispiel können Sie täglich zu festen Zeiten an der Verbesserung einer Fremdsprache arbeiten. Wenn es nur 15 Minuten sind, ist es dennoch effektiv, weil Sie es permanent machen.

16. Suchen Sie immer nach Alternativen: Wie ist diese Arbeit besser, schneller, einfacher zu erledigen.

Seien Sie offen für neue Ideen, prüfen und testen Sie neue Arbeitstechniken. Überlegen Sie, ob mache Tätigkeiten auch in einer weniger aufwändigen Form erledigt werden können. Überprüfen Sie Ihre Arbeitsgewohnheiten des Berufsalltags mal aus der Sicht eines externen Unternehmensberaters. Was würde er Ihnen vorschlagen?

18 Tipps für ein gelungenes Zeitmanagement, 11 – 13

Zeitmanagement, Tipps 11 – 13

11. Setzen Sie sich Termine und Limits für die Erledigung Ihrer Aufgaben.

Erfolgreiche Geschäftsleute wissen, dass Verfehlen von Limits und Nichteinhaltung von Terminen das klassische Misserfolgstraining ist. Aus reiner Selbstachtung ist es sinnvoll, selbstgesetzte Termine auch konsequent einzuhalten. Definieren Sie für eine Aufgabe ein Zeitlimit und bestimmen Sie, wann sie erledigt ist. Wenn Sie voll dahinterstehen, dann halten Sie das auch ein.

12. Prüfen und entscheiden Sie, welche Aufgaben Sie nicht erledigen werden / brauchen.

Sind Sie Führungskraft geworden, um alles besser zu wissen und alles selber zu machen? Recherchieren Sie mal: Was kann ein anderer besser, schneller, leichter machen?

13. Reservieren Sie ungestörte Zeiträume für wichtige Arbeiten.

Ablenkungen und Störungen verursachen Fehler und Zeitverluste. Wenn Sie eine wichtige Ausarbeitung machen wollen und berechnen die dafür notwendige Zeit auf 60 Minuten, dann brauchen Sie bei Störungen und Unterbrechungen 180 Minuten. Nach jeder Störung oder Unterbrechung müssen Sie sich wieder in das Thema hineindenken. Sie produzieren also permanent neue Rüstzeiten.

 

18 Tipps für ein gelungenes Zeitmanagement, 7 – 10

Tipps 7 – 10

7. Planen Sie schriftlich

Der Kopf ist eine Art von Sieb! Sie vergessen schneller, als es Ihnen lieb ist. Durch das Aufschreiben der Ziele machen Sie einen Vertrag mit sich selbst. Sie fühlen sich stärker verpflichtet, die aufgeschriebenen Ziele zu realisieren.

8. Übertragen / terminieren Sie unerledigte Aufgaben nach A,B,C

Es kommt darauf an, möglichst wenige unerledigte Aufgaben mit sich herum zu schleppen. Denn die Belastung, die dadurch unbewusst auf Sie wirkt, lähmt Ihre Kraft.

9. Definieren Sie Ziele / Resultate und keine Tätigkeiten

Hüten Sie sich vor ergebnisneutralen Aktivitäten. Sie gehen nicht zur Arbeit, um beschäftigt zu sein, sondern um Aufgaben zu erledigen. Am besten die, die Ihrer Zielerfüllung dienen.

10. Planen Sie genaue, realistische Zeitvorgaben

Gewöhnen Sie sich an, den zeitlichen Aufwand für wiederkehrende Tätigkeiten zu messen. Das ist ein Baustein für eine realistische Zeitplanung. Trainieren Sie Ihr Gefühl, Zeiten realistisch zu bestimmen. Wenn Sie das jeden Tag bewusst machen, werden Sie relativ schnell in der Lage sein, Zeiten realistisch zu planen.

18 Tipps für ein gelungenes Zeitmanagement, 4 – 6

Tipps 4 – 6

4. Setzen Sie Prioritäten, A B C.

Damit Sie immer an den wichtigen Aufgaben arbeiten. Es kommt nicht darauf an, viele Aufgaben zu erledigen, sondern die richtigen Aufgaben. Das sind die Dinge, die Sie Ihren Zielen entscheidend näherbringen. Verzetteln Sie sich nicht in Nebensächlichkeiten und ziellosen Aktionismus.

5. Führen Sie angefangene Arbeiten konsequent zu Ende.

Nicht beendete Arbeiten sind wie eine offene Baustellen, sie stressen und bremsen die Motivation. Nehmen Sie sich lieber etwas weniger vor, erledigen das aber konsequent.

6. Planen Sie nur den Arbeitsumfang, den Sie realistisch erledigen können.

Seien Sie pragmatisch und ehrlich zu sich selbst. Wenn Sie sich mit Aufgaben überfordern, dann erzeugt das nur Frust. Denn die Differenz von dem was Sie erreicht haben zu dem, was Sie erreichen wollten ist zu groß (Kognitive Dissonanz).

18 Tipps für ein gelungenes Zeitmanagement

Tipps 1 – 3

  1. Verplanen Sie nur ca. 60% Ihrer Arbeitszeit.

    Wenn Sie idealerweise am Vorabend Ihren Arbeitstag planen, dann können Sie nicht wissen, was morgen an Unerwartetem und Unbekanntem auf Sie zukommt. Sie müssen auch einen Freiraum für spontane Aufgaben haben. Prioritäten können sich verändern. Was heute B ist kann morgen zum A werden.

  2. Dokumentieren Sie, wie Sie Ihre Zeit verbringen.

    Führen Sie eine Art Tagesreport. Das hilft Ihnen zu erkennen, welche Arbeiten welchen Zeitbedarf haben und wo die Zeitdiebe lauern. Sie stellen auch fest, ob Sie wirklich an den Aufgaben arbeiten, die für Sie eine hohe Priorität haben. Oder ob Sie nur aktiv waren.

  3. Bevor Sie loslegen: verschaffen Sie sich am Anfang immer einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben.

    Gewöhnen Sie sich eine solide Arbeitsvorbereitung an, wie in der Produktion. Das spart Ihnen Zeit, weil Sie strukturierter arbeiten werden.