Dies ist halb so problematisch wie es immer dargestellt wird. Die Sekretärin ist ja kein monströses Wesen vom anderen Stern. Sie reagiert nur genauso, wie jeder andere Kommunikationspartner am Telefon, indem sie selektiert:
- Ist der Anrufende wichtig oder unwichtig?
- Wie klingt er?
- Wie wirkt er?
Auch hier ist der emotionale Aspekt entscheidend, wie in Regel Nr. 3 beschrieben.
Hüten Sie sich davor, die Sekretärin zu überrollen: „Es geht um eine persönliche Angelegenheit mit Herrn Meier.“
Welche Funktion hat die Sekretärin am Telefon?
- Sie selektiert wichtige von unwichtigen Anrufern.
- Sie prüft, ob dies überhaupt ein Thema für den Chef ist.
- Sie schirmt den Chef vor Zeitfressern ab.
- Sie koordiniert Termine.
Alle Regeln, die Sie bisher gelernt haben, nützen Ihnen auch in der Kommunikation mit der Sekretärin:
- Klingen Sie wichtig und selbstbewusst, aber nicht angeberisch.
- Nennen Sie die Dame beim Namen.
- Behandeln Sie sie charmant und höflich. Aber niemals untertänig.
- Reden Sie mit ihr so, als wenn Sie auf der gleichen Ebene wie ihr Chef stehen: „Frau Berger, bitte verbinden Sie mich mit Herrn Meier.“
- Erzählen Sie keinen technischen Schnickschnack am Telefon. Sprechen Sie von Terminen und Nutzen: “ Worum geht es?“ „Frau Berger, es geht um einen Gesprächstermin mit Herrn Meier. Ich möchte Herrn Meier eine ganz bestimmte Lösung vorstellen, die für ihn als Geschäftsführer gerade jetzt wichtig ist. Frau Berger, führen Sie den Terminkalender von Herrn Meier?“